La brique Terminer et Envoyer sert à envoyer automatiquement le Rapport ermeo la fin de la-dite intervention.
L'intérêt est de faciliter la transmission des données, et de permettre à un opérateur d'accélérer le processus de reporting des informations auprès de son superviseur. L'utilisation de cette brique doit se faire à la fin de l'intervention.
1. Qu'est ce que la brique Terminer en Envoyer ?
La brique Terminer et Envoyer se trouve dans la catégorie Workflows de votre studio d'édition.
La brique Terminer et Envoyer doit toujours être la dernière tâche de votre formulaire. Une fois cette tâche validée par l'opérateur, l'intervention sera automatiquement terminée.
La différence avec La brique mail est le fait qu'une fois la tâche validée, l'intervention se termine automatiquement. De plus, le rapport d'intervention n'est pas joint au mail contrairement à la brique Terminer et Envoyer.
2. Comment la paramétrer ?
Voici différents exemples pour le paramétrage :
- Définir la / les liste(s) d'envoi, l'objet et le corps du mail
Pour définir la liste d'envoi, il suffit de renseigner la / les adresse(s) email(s) du / des récepteur(s). Les adresses emails doivent être séparées d'un point-virgule (";"), sans espace. Si certains récepteurs doivent être en copie, utiliser le CC :
Pour définir l'objet et le corps du mail, il suffit de renseigner les champs "Objet" et "Message".
- Utiliser les balises pour personnaliser les emails
Il est possible d'utiliser les balises dans l'objet et dans le corps du mail pour personnaliser l'email et fonction de l'intervention.
Il existe deux types de balises : les balises "Informations générales" et les balises "Données du formulaire". (voir comment Utilisez les balises )
- Choisir le Modèle du rapport
Il est possible de choisir le modèle sous lequel vous souhaitez envoyer votre rapport. Il existe deux types de modèles : le rapport Ermeo standard, dit "Template Ermeo", et le rapport personnalisé.
a- Rapport Template Ermeo:
Si vous choisissez d'envoyer le rapport avec le modèle standard Ermeo, vous n'avez pas besoin de configurer de mise en page. Le rapport se mettra automatiquement en page et s'enverra sous format PDF. Vous pourrez alors choisir d'afficher ou non certaines informations dans le rapport :
b- Rapport personnalisé:
Si vous choisissez d'envoyer le rapport avec une mise en page personnalisée, il convient d'avoir chargé au préalable votre rapport personnalisé depuis l'onglet Rapports personnalisés de votre document :
Ensuite, vous n'avez qu'à choisir le bon modèle de rapport dans la liste, dans les paramètres de la brique dans le studio. Enfin, vous pourrez choisir d'envoyer le rapport en PDF en cochant la case Format PDF, ou de le laisser en format original, c'est-à-dire Word ou Excel selon votre rapport personnalisé.
- Autoriser l'utilisateur ou non à modifier le mail
Vous pouvez donner le droit ou non à l'opérateur de modifier l'email. Si l'option "Permettre la modification" n'est pas cochée, l'utilisateur ne pourra modifier ni la liste d'envoi, ni l'objet, ni le corps du mail.
3. En pratique, comment fonctionne la brique Terminer et Envoyer ?
Un opérateur veut envoyer automatiquement le rapport d'intervention à son supérieur, à chaque fin d'intervention.
Comment faire en sorte que le rapport personnalisé s'envoie automatiquement à la fin de chaque intervention ? Comment paramétrer le contenu de ce mail ?
a- Au sein du studio d'édition, glissez-déposez la brique Terminer et Envoyer au sein de votre formulaire "Fiche de Maintenance Moteur".
Nous allons paramétrer la brique afin d'effectuer les actions suivantes :
- Le destinataire de l'intervention sera le supérieur hiérarchique de l'opérateur (valeur récupérée par balise).
- L'adresse mail en copie sera support@ermeo.com.
- L'objet sera un champ texte récupéré à l'aide d'une balise.
- Le message (corps du mail) sera un message générique écrit manuellement.
- Le modèle du rapport sera un rapport personnalisé au format PDF.
b- Au sein des paramètres, copiez-collez la balise correspondant au nom du supérieur hiérarchique au sein de la case "A".
c- Ecrivez help.desk@causeway.com au sein de la case "Cc".
d- Copiez-collez la balise correspondant au nom de l'objet au sein de la case "Objet".
e- Au sein du champ message, écrivez une trame de message.
f- Pour le modèle du rapport, choisissez votre rapport personnalisé.
g- Cochez la case Format PDF.
h- Vous pouvez publier le document. Votre opérateur pourra réaliser une intervention et à la fin de celle-ci il devra cliquer sur Terminer et Envoyer pour envoyer son rapport d'intervention.
4. Envoyer des emails différents selon les récepteurs, et ce pour la même intervention:
Vous pouvez envoyer des emails différents selon les récepteurs à partir de la même intervention.
Pour paramétrer plusieurs envois d'emails, il suffit d'utiliser le petit "+" :
- Cette brique ne peut donc pas se trouver dans La brique modèle ou une brique formulaire. Elle doit se trouver à la racine du formulaire.
- La brique Terminer et Envoyer ne permet pas de prévisualiser des rapports.
- Le nom de la pièce jointe (donc le rapport) envoyée par mail possède le format suivant : YYYY_MM_DD HH:MM Nomduformulaire
- Si un rapport personnalisé attaché à l'email, ne peut pas être généré, l'email ne pourra pas être envoyé.
5. Joindre des photos comme pièces jointes:
Avec Ermeo, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ainsi que des photos comme pièces jointes à votre rapport Ermeo. Le destinataire de l'email va recevoir le rapport d'intervention ainsi que les photos issues des briques photos que vous avez sélectionné durant le paramétrage de la brique Terminer et envoyer.