La brique Envoyer un email permet à l'opérateur d'envoyer des informations à un de ses collaborateurs.
L'intérêt est de faciliter la transition des données, en permettant à un opérateur d'accélérer le processus de reporting des informations auprès de son superviseur ou de ses collègues.
1. Qu'est ce que la brique Email ?
La brique Envoyer un email se trouve dans la catégorie Workflows de votre studio d'édition.
La différence avec La brique Terminer et envoyer est le fait qu'une fois la tâche "Envoyer un Email" validée, l'intervention n'est pas automatiquement terminée.
2. Comment la paramétrer ?
Voici différents exemples pour le paramétrage :
- Définir la / les liste(s) d'envoi, l'objet et le corps du mail
Pour définir la liste d'envoi, il suffit de renseigner la / les adresse(s) email(s) du / des récepteur(s). Les adresses emails doivent être séparées d'un point-virgule (";"). Si certains récepteurs doivent être en copie cachée, utiliser le CC.
Pour définir l'objet et le corps du mail, il suffit de renseigner les champs "Objet" et "Message".
- Utiliser les balises pour personnaliser les emails
Il est possible d'utiliser les balises dans l'objet et dans le corps du mail pour personnaliser l'email et fonction de l'intervention.
- Autoriser l'utilisateur ou non à modifier le mail
Vous pouvez donner le droit ou non à l'opérateur de modifier l'email. Si l'option "Permettre la modification" n'est pas cochée, l'utilisateur ne pourra modifier ni la liste d'envoi, ni l'objet, ni le corps du mail.
- Envoyer le mail automatiquement une fois une tâche validée.
Vous pouvez activer l'envoi automatique du mail une fois la tâche validée.
3. En pratique, comment fonctionne la brique Envoyer un email ?
3.1. Mise en contexte
Au milieu de son intervention, un opérateur va envoyer un mail à son superviseur pour lui signifier qu'il est arrive à une étape précise de son intervention.
Comment faire en sorte qu'un mail s'envoie automatiquement au milieu de chaque intervention ? Comment paramétrer le contenu de ce mail ?
1. Au sein du studio d'édition, glissez-déposer la brique Envoyer un email au sein de votre formulaire "Fiche de Maintenance Moteur", entre les sections Relevés et Inspection Moteur.
Nous allons paramétrer la brique afin d'effectuer les actions suivantes :
- Le destinataire de l'intervention sera le supérieur hiérarchique de l'opérateur (valeur récupérée par balise).
- L'adresse mail en copie sera help.desk@causeway.com
- L'objet sera un champ texte récupérée à l'aide d'une balise.
- Le message sera un message générique modifiable par l'utilisateur.
- Le mail s'enverra automatiquement.
2. Au sein des paramètres, copiez-collez la balise correspondante au nom du supérieur hiérarchique au sein de la case "A".
3. Ecrivez support@ermeo.com au sein de la case "Cc".
4. Copiez - collez la balise correspondante au nom de l'objet au sein de la case "Objet".
5. Au sein du champ message, écrivez le texte suivant :"Bonjour, Je suis actuellement à la moitié de mon intervention. Opérateur Terrain"
6. Activer la modification pour l'opérateur.
7. Activer l'envoi automatique.
Lors de son utilisation sur l'application, après avoir validé cette tâche, l'opérateur peut continuer son intervention.
3.2. Joindre des photos comme pièces jointes:
Avec Ermeo, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ainsi que des photos comme pièces jointes à votre rapport Ermeo.
Le destinataire de l'email va recevoir votre email incluant les photos issues des briques photos que vous avez sélectionné durant le paramétrage de la brique mail.
3.3. Envoyer un rapport personnalisé en cours d'intervention
Désormais, avec Ermeo, il vous sera possible d'envoyer des rapports en cours d'interventions. Pour cela, il vous faudra activer l'option "Attacher un rapport". Cette option vous permettra de choisir un rapport personnalisé (ou le rapport standard Ermeo). Le rapport personnalisé peut être converti au format PDF avant d'être envoyé.
3.4. Envoyer des emails différents selon les récepteurs, et ce pour la même intervention
Vous pouvez envoyer des emails différents selon les récepteurs à partir de la même intervention.
Pour paramétrer plusieurs envois d'emails, il suffit d'utiliser le petit "+" :
- Les adresses mails renseignées doivent être valides. Si l'adresse mail n'est pas valide, le mail ne sera pas envoyé.
- Le nom de la pièce jointe (donc le rapport) envoyée par mail possède le format suivant : YYYY_MM_DD HH:MM Nomduformulaire