Planifier vos interventions avec le Planning

Sommaire

Faciliter la planification et la répartition de vos interventions

Une nouvelle vue est désormais disponible pour visualiser et planifier plus facilement vos interventions. Que ce soit pour avoir une vue globale sur la charge de travail de vos équipes ou pour répartir rapidement les interventions sur les jours à venir, rendez-vous sur le nouveau planning. En plus de voir en un coup d’oeil les informations concernant vos interventions, il est maintenant possible d’indiquer la durée de celles-ci en quelques clics.

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1. Composition globale du planning

Le planning se compose de deux parties:

  • La partie liste des interventions
  • La partie calendrier planning

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1.1. La liste des interventions

La liste des interventions située en bas de la page est affichée par défaut. Cette liste propose tous les types d’interventions statut confondus.

Pour visualiser uniquement les interventions planifiables, utilisez le filtre “statut = planifiée.

Votre liste d’intervention sera automatiquement sauvegardée. Vous ne serez donc pas amener à refaire les filtres après chaque connexion sur la plateforme.

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Cette liste est similaire à l’onglet liste du menu d’intervention. En revanche, elle affiche par défaut tous les attributs génériques d’ermeo ainsi que les attributs des interventions. On ne peut donc pas choisir de les afficher ou pas. D’ailleurs, cette option est disponible dans les vues personnalisées des interventions (plus détails dans les prochaines parties de l’article).

Il est possible d’exporter la liste des interventions sous format excel via le bouton “ Exporter”.

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Limitation Il n’est pas possible d’exporter une intervention individuellement via le planning.

Conclusion

Les deux méthodes qui s’offrent à vous pour afficher des interventions planifiées sur le planning sont:

  • Assigner l’intervention à un utilisateur et définir une date de début dans la page de création/modification d’intervention. Voici le lien de l’article: planifier vos interventions. Cette intervention sera automatiquement visible sur le planning.
  • Glisser puis déposer l’intervention depuis la liste des interventions vers la vue du calendrier (planning).

1.2. Affichage du calendrier (planning)

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Prérequis Il est primordial d’avoir un rôle d’utilisateur ayant la permission “Afficher l’onglet planning”. Afin de gérer les permissions des rôles, consultez le lien suivant: Gérez les rôles des utilisateurs.

1.2.1. Affichage des dates

Le calendrier dispose de trois différentes options d’affichage:

  • Un affichage d’une semaine
  • Un affichage de 2 semaines
  • Un affichage 4 semaines

Afin de determiner la période que l’on souhaite afficher, un sélecteur de période au dessus de la partie calendrier du planning. Vous pourrez ainsi sélectionner la première semaine que vous souhaitez voir afficher. (La semaine sur le planning débute toujours par un Lundi et se termine par un Dimanche).

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Exemple 1 Choix de l’affichage: 1 semaine Date sélectionnée: le 31 Janvier Le calendrier proposera donc la semaine du Lundi 29 Janvier au Dimanche 4 Février. Les flèches vous permettront de transitionner d’une semaine à une autre.

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Exemple 2 Choix de l’affichage : 4 semaines Date sélectionnée: le 31 Janvier Le calendrier proposera 4 semaines du Lundi 29 Janvier jusqu’au Dimanche 25 Janvier. (par défaut, la semaine du 31 Janvier, celle qui a été sélectionnée, sera considérée comme la première semaine).

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Note
  • Les flèches simples du calendrier permettent de se déplacer semaine par semaine.
  • Les flèches doubles du calendrier sont disponibles uniquement dans les vues suivantes: 2 semaines, 4 semaines. Elles servent à se déplacer selon l’option d’affichage sélectionnée. Par exemple, dans une vue de 2 semaines, les flèches doubles vont permettre de se déplacer par deux semaines. Dans une vue de 4 semaines, elles permettront de se déplacer par 4 semaines.

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1.2.2. Affichage des utilisateurs

L’affichage du calendrier se fait uniquement par équipes. On ne peut pas voir les interventions de différentes équipes sur un même et unique calendrier. La liste des utilisateurs appartenant à l’équipe sélectionnée sera affichée dans la partie gauche du calendrier.

1.2.3. Affichage des interventions au niveau du calendrier

  • Choix de l’affichage: 1 semaine/ 2 semaines Les interventions assignées à un utilisateur sont affichées directement sur le calendrier. Les noms des interventions sont séparés par des virgules.
  • Choix de l’affichage: 4 semaines Seul le nombre total des interventions assignées aux utilisateurs est affiché.

Afin de consulter la liste complète des interventions au niveau du calendrier, glissez votre souris sur la case associée (pop up du détails de l’intervention).

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Note Il n’est pas possible d’accèder à une intervention depuis le calendrier. L’objectif du calendrier est d’offrir une meilleur visibilité des interventions planifiées des utilisateurs. En revanche, on peut toujours avoir accès aux pages dédiées aux interventions depuis la “liste d’interventions” située en bas de page.

1.2.4. Actions non autorisées au niveau du calendrier

Actions non autorisées
Astuces
Planifier des interventions dans le passé.
Planifier à partir de la date du jour actuel
Planifier des interventions sur le weekend ou sur des jours fériés à l’aide de la technique “glissez déposez”. (Ces jours en particuliers sont grisés sur le calendrier)
Sélectionner ces jours depuis la page dédiée à cette intervention.
Retirer l’assignation définitivement à un utilisateur via la technique “glissez déposez”.
Passer par la page dédiée à cette intervention (depuis la liste des interventions). Via le “glissez déposez” il est uniquement possible de déplacer les interventions d’une date à une autre ou modifier l’assignation des utilisateurs.
Assigner des interventions à une équipe.
Passer par la page dédiée à cette intervention (depuis la liste des interventions) pour l’assigner à une équipe.

1.2.5. Les attributs des interventions

Les attributs des interventions sont présentés dans la popup du détail d’intervention. Cette dernière met à disposition uniquement les attributs possédant une valeur dans la base.

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Note
  • Les attributs génériques des interventions ne sont pas inclus dans la popup du détail d’intervention.
  • La durée, un attribut générique d’intervention est le seul qui fait exception. Tant qu’il a une valeur, Il apparaitra dans la pop up du détails de l’intervention.
  • Il est possible de ne pas afficher la durée dans les vues personnalisées (hors vues personnalisée, elle s’affichera toujours).

1.2.6. La notion de la durée

Durant la planification des interventions, on peut paramétrer la durée de l’intervention uniquement par jour ou par quart de jour (0.25 par exemple pour le quart de jour).

Une durée qui équivaut à 2.35 ne sera pas reconnu par la plateforme et génèrera ainsi une erreur de saisie.

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Note
  • On ne peut pas renseigner une date de fin et une durée sur une même intervention car les deux notions sont contradictoires. Il est important donc de choisir une valeur entre les des deux durant la planification.
  • Dans le fichier d’exports téléchargé depuis planning, on n’affiche pas “la date de fin planifiée” si il y’a une durée dans le paramétrage. On peut voir cette valeur uniquement sur la plateforme.
  • Quand une intervention dure deux jours, deux interventions seront donc affichées dans le planning sur deux dates consécutives. → Exemple 1 : si une intervention à une durée de 2.5 jours, elles s’affichera sur 3 jours, représentée en 3 cases consécutives. → Exemple 2 : si une intervention a une date de début au 08/02 et une date de fin au 10/02, elles s’affichera sur 3 jours, représentée en 3 cases consécutives.

1.2.7. Paramètres du calendrier:

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Prérequis Il est primordial d’avoir un rôle d’utilisateur possédant la permission “Gérer les paramètres du planning”. Afin de gérer les autorisations des rôles, consultez le lien suivant: Gérez les rôles des utilisateurs.

Il est possible de paramétrer les couleurs des interventions affichées sur le planning. Le choix des couleurs est uniquement paramétrable pour des attributs d’interventions de type choix multiples. (Vous pouvez suivre le cas pratique en dessous afin de comprendre en détails cette fonctionnalité).

2. Cas pratique: Planifier une intervention depuis le planning

2.1. Exemple 1

  1. Créer un formulaire sous le nom de “Intervention chaudière” puis publiez le.
  2. Rendez vous dans l’onglet “Interventions”, puis cliquez sur l’onglet “Attributs”.
  3. Créer un attribut d’intervention de type choix multiple sous le nom de “Type d’intervention”.
  4. Paramétrez les choix de cet attribut tel que:
  • Choix 1: Inspection
  • Choix 2: Maintenance
  • Choix 3: Reparation

  1. Cliquez sur l’onglet “Planning”, puis sur “ Planifier une intervention”.
  2. Planifiez une intervention en utilisant le document précédemment publié. ( durant cette étape, il n’est pas nécessaire d’assigner l’intervention à un utilisateur ni de sélectionner une date spécifique)
  3. Cliquez sur “Paramètres avancés”, puis renseignez l’attribut d’intervention tel que: ”Type d’intervention est Inspection”
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Maintenant que l’attribut de l’intervention est créé, allons le paramétrer au niveau du planning.

  1. Cliquez sur “Paramètres” ensuite sélectionnez l’attribut “ Type d’intervention”.
  2. Choisissez une couleur différente pour chaque choix, par exemple:

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  1. Filtrez la liste des interventions tel que:
  • Le Statut est planifiée
  • Le document est Intervention chaudière
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Au niveau de la liste d’interventions, l’intervention chaudière que vous avez planifiée s’affichera en rose.

  1. Glissez puis déposez votre intervention depuis la liste d’interventions vers le calendrier afin de l’assigner à un utilisateur. Dans cet exemple, on va l’assigner à l’utilisateur Christophe Papper.

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Félicitations ! Vous avez réussi à planifier votre première intervention à l'aide du planning. Le calendrier enregistre automatiquement toutes les actions de planification.

Maintenant que vous avez pris en main le planning, explorons comment planifier plusieurs interventions pour Christophe au cours d'une même journée.

2.1. Exemple 2

Supposons que deux interventions doivent être attribuées à Christophe Papper au cours de la journée de Mercredi.

  • La première intervention : Intervention chaudière tel que l’attribut “type d’intervention” est Inspection.
  • La deuxième intervention : Intervention chaudière tel que l’attribut “type d’intervention” est Reparation.

  1. En suivant les mêmes étapes d’avant, planifiez une deuxième intervention chaudière.
  2. Choisissez “ Reparation” comme valeur de l’attribut “Type d’intervention”.
  3. Glissez déposez votre deuxième intervention (celle qui n'a pas encore été attribuée à un utilisateur), puis attribuez-la à Christophe.
  4. Choisissez la même date que la première intervention.

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Vous allez apercevoir que la couleur rose est celle qui domine sur le calendrier. Cela est dû à l’ordre des valeurs d’attributs dans les paramètres. La couleur de l'attribut positionné en tête de liste est celle qui est priorisée.

Vous pouvez changer cet ordre évidemment selon vos besoins.

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Note
  • Dans les paramètres, l’ordre des choix de l’attribut détermine la priorité de la couleur affichée sur le calendrier.
  • Si la couleur d’une intervention est vide (aucune couleur choisie, ou remise à zéro), et que cette dernière est placée en premier dans la liste des paramètres, la partie calendrier affichera une couleur gris clair.
  • Si une intervention n’a pas d’attribut paramétré avec des couleurs, sa couleur sur le calendrier sera par défaut la couleur gris clair.

2.3. Modifier des valeurs d’attributs choix multiples

Comme décrit dans les étapes ci dessus, votre attribut de type choix multiple est composé de trois valeurs différents (inspection, maintenance, réparation).

Imaginons que vous souhaitez modifier ces valeurs en ajoutant un 4ème choix.

  1. Rendez vous au niveau de l’onglet “Attributs”
  2. Sélectionnez l’attribut concerné ( Type d’intervention) puis cliquez sur “modifier”
  3. Grâce au bouton “+”, ajoutez une 4ème valeur sous le nom de “Installation”, ensuite validez.

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Notes Les ajustements apportés aux attributs ne se reflètent pas automatiquement dans leurs paramètres de couleur sur le planning. Il est indispensable de rafraichir manuellement la partie “paramètres” pour mettre à jour les choix.

  1. Dans la partie planning, cliquez sur “paramètres” puis cliquez sur “Rafraichir l’attribut”.

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  1. Une fois que le 4ème choix apparaît dans la liste des valeurs d’attributs, choisissez sa couleur appropriée. Enfin, cliquez sur “Sauvegarder”.
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Notes
  • Après avoir rafraichi les paramètres du planning, l'ordre des choix ne sera pas préservé. L'ordre des choix défini au niveau du paramétrage de l'attribut (depuis l’onglet “attributs”) prévaudra. Si l'ordre de vos choix diffère de celui défini dans les paramètres du planning, il est essentiel de les réorganiser.
  • Depuis l’onglet “attributs”, les choix qui n'ont pas été modifiés conserverons leurs couleurs.

2.4. Modifier l’assignation des interventions

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Prenons le cas où vous souhaitez modifier l’assignation d’une intervention déjà planifiée.

Christophe Papper ne sera plus disponible, et donc vous devez la déplacer pour le lendemain.

Situation actuelle: L’intervenant a deux interventions planifiées pour le 14 Mercredi

  • Intervention chaudière de type inspection
  • Intervention chaudière de type réparation

Situation souhaitée: Déplacer uniquement l’intervention chaudière de type réparation pour le Jeudi 15 Février

  1. Glissez déposez la case de l’intervention du Mercredi vers le Jeudi.
  2. Grâce à la pop up du détail d’intervention, sélectionnez la deuxième intervention chaudière. L’ordre des interventions est le même que celui affiché dans la pop up du détails de l’intervention.

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Note
  • La planification via le planning se fait uniquement par jour
  • L’heure n’est pas affichée sur le calendrier.
  • Lorsque vous glissez puis déposez une intervention sur le calendrier pour une journée donnée, l'heure de planification par défaut est 23h59.

3. La vue personnalisée des interventions

Rappel sur les différentes listes d’interventions présentent sur Ermeo

  • Hors vue personnalisée : L’onglet liste dans le menu Intervention (la liste classique)
  • Hors vue personnalisée : La partie liste d’interventions du planning
  • Dans une vue personnalisée : La partie liste d’interventions du planning ( Flèche du bas )
  • Dans une vue personnalisée : L’onglet liste des vues personnalisées ( Flèche du haut)
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Le planning est disponible également au niveau des vues personnalisées. Le bouton d’ordonnancement et de choix des colonnes des attributs influence les attributs qui apparaissent au niveau de la partie calendrier du planning ainsi que sur la partie liste. Ceci n’impacte pas les filtres appliquées au niveau de la vue liste d’interventions.

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Note Le filtre appliqué au niveau de la liste vue personnalisée des interventions et celle de la vue planning sont indépendants.

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3.1. Le mode édition

Quand le mode édition est activé, la technique de “glissez déposez” des interventions depuis la liste d’interventions vers le calendrier est bloquée. Il est nécessaire de désactiver ce mode afin de réaliser toute action de planification depuis le planning.

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Si vous n'êtes pas familier avec la notion de mode d'édition, vous pouvez vous référer à l'article intitulé Mode d’édition pour obtenir plus d’informations.