En tant que superviseur, vous pouvez être amené à planifier une multitude d'interventions pour vos opérateurs.
L'import d'interventions est utile dans le cas de planifications d'interventions en masse.
1. Quelle est donc cette fonctionnalité ?
A l'aide d'Ermeo, vous pouvez planifier plusieurs interventions rapidement.
L'import d'interventions se fait à l'aide d'un fichier Excel.
Si le statut en attente apparait lors d'un import, il faut attendre quelques minutes puis réessayer cet import.
Trame d'import de vos interventions:
Les colonnes suivantes doivent être obligatoirement présentes dans le fichier d'import.
Colonne | Présence de la valeur | Informations complémentaires |
code | Obligatoire si mise à jour d'intervention / Optionnel si création d'intervention | Comment obtenir des codes existant ? Exportez les interventions que vous souhaitez mettre à jour pour récupérer leur code (onglet intervention, sélectionnez en cochant les interventions à mettre à jour, cliquez sur action, cliquez sur exporter, cliquez sur télécharger) la 1er colonne du tableau Excel comporte les codes de vos interventions |
name | Obligatoire | Le titre de votre intervention |
status | Obligatoire | Renseigner "todo" pour une intervention planifiée |
planned_timezone | Obligatoire | Europe/Paris |
planned_start_date | Obligatoire | Format accepté : JJ/MM/AAAA hh:mm |
planned_end_date | Optionnelle | Format accepté : JJ/MM/AAAA hh:mm |
asset | Optionnelle | Renseigner le code de la ressource sur laquelle vous souhaitez que l'intervention soit réalisée. Pour obtenir ce code, vous pouvez exporter vos assets |
document | Obligatoire | Renseigner le code du document avec lequel vous souhaitez que l'intervention soit réalisée. Pour obtenir ce code, vous pouvez exporter vos documents |
users | Optionnelle | Renseigner l'identifiant de l'utilisateur auquel vous souhaitez assigner l'intervention. L'identifiant est le login avec lequel se connecte l'utilisateur. S'il y en a plusieurs, séparez les identifiants avec des ";" |
Teams | La planification par import se fait uniquement par utilisateurs. Cette colonne est donc optionnelle dans le fichier d’import. |
Vous pouvez également spécifier des attributs d'intervention. Ces attributs sont définis par vous-mêmes et vous permettent donc de renseigner des données pour chacune des interventions.
2. En pratique, comment importer des interventions ?
Mise en contexte : Un superviseur veut planifier une multitude d'interventions en utilisant les imports d'interventions.
1. Tout d'abord, pour avoir une trame de fichier Excel, il vaut mieux exporter une intervention déjà planifiée. Vous devez d'abord planifier une intervention.
2. Ensuite, vous pouvez sélectionner l'intervention planifiée dans la liste des interventions planifiées. Il faut ensuite cliquer sur "Exporter les interventions".
3. Remplir les différentes lignes et colonnes du fichier Excel exporté. Les colonnes doivent rester dans l'ordre énoncé plus haut dans cet article. Les noms des colonnes ne doivent pas être changés.
4. Après la colonne users, vous pouvez ajouter les colonnes correspondant à vos attributs d'interventions.
5. Une fois votre fichier configuré, retourner sur la plateforme dans l'onglet "Interventions". Cliquez ensuite sur Importer.
6. Choisissez votre fichier. Voici un exemple de fichier d’import :
7. Vous pouvez visualiser les différents attributs de votre fichier et la correspondance avec les attributs existants sur la plateforme Ermeo.
Le message "colonne code vide" apparaît afin de vous prévenir que vous allez créer de nouvelles interventions.
8. Cliquer sur Suivant. Vous pouvez voir le statut de l'import dans la liste des imports. Vos interventions sont importées sur la plateforme.
- Si votre fichier comporte des erreurs, un fichier d'erreurs sera généré par Ermeo. Au sein de ce fichier se trouvent les interventions qui n'ont pas pu être importées. Les colonnes sources d'erreurs, apparaissent en rouge sur le fichier. Vous pouvez aussi passer votre souris sur la colonne source d'erreurs, afin de voir en détail le message d'erreur.
- Vous pouvez donc importer de nouvelles interventions ou bien mettre à jour des interventions existantes. La différence se trouve dans la colonne code de votre fichier d'import : -Pour la création de nouvelles interventions, la colonne code doit rester vide. -Pour la mise à jour d'interventions existantes, la colonne code contiendra les codes des interventions que l'on souhaite modifier.
- Durant un import (ressources ou interventions), à l'aide d'un fichier Excel, l'import est fait du haut du fichier vers le bas du fichier. Premièrement, la ligne 1 du fichier est importée, puis la ligne 2 est importée, puis la ligne 3 etc.
- Le fichier d'erreurs est généré uniquement si votre fichier d'import contient des erreurs. Vous pouvez faire vos modifications sur ce fichier, puis l'utiliser directement comme un nouveau fichier d'import. Les interventions ( tant que la colonne “code” est remplie ) ne seront pas créées en doublon.
- Il n'est pas possible d'annuler un import en cours de progression.