La brique pièce jointe

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1. Qu'est ce que la brique Pièce Jointe ?

La brique pièce jointe vous permet de :

  • Rattacher des pièces jointes à vos ressources depuis la plateforme Ermeo afin de les rendre disponibles à vos opérateurs en mobilité (PDF, Word, Excel, etc).
  • Enrichir vos rapports en chargeant des fichiers directement pendant une intervention
  • Envoyer par email le rapport de fin d’intervention, avec ses pièces jointes

Avec cette fonctionnalité, la collecte documentaire et la gestion de fichiers associés à vos bases de données sont donc facilitées.

La brique Pièce Jointe se trouve au sein de votre studio d'édition, dans la catégorie Tâches.

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2. Rattacher une pièce jointe à une ressource:

Voici les étapes à suivre pour rattacher des pièces jointes à vos ressources :

a. Se rendre sur la plateforme et cliquer dans la section Bases de Données.

b. Cliquez sur la base de données dans laquelle se trouve vos ressources pour lesquelles vous voulez ajouter des pièces jointes.

c. Cliquez sur la section Attributs puis sur Créer un Nouvel Attribut.

d. Donnez un nom à votre attribut de type Pièce Jointe. Choisissez bien le type "Pièce Jointe" dans le type d'attribut créé.

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e. Retournez sur la liste des ressources de votre base de données. Sélectionnez des ressources (dans notre cas c'est la ressource anomalie 1)  puis cliquez pour éditer ces ressources. Choisissez l'attribut nouvellement créé et enfin sélectionnez la pièce jointe devant être importée.

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Vos pièces jointes sont désormais rattachées à vos ressources. Ces pièces jointes seront consultables directement sur l'application par vos opérateurs.

3. Afficher une pièce jointe dans un formulaire :

Reprenons la configuration précédente. Nous avons deux moteurs (Engine 12345 et Engine 2) pour lesquels, nous avons attaché une pièce jointe.

Désormais, vous pouvez afficher cette pièce jointe, dans le formulaire.

Voici les étapes à suivre :

a. Créez un formulaire et glisser-déposer une brique Pièce Jointe.

b. Dans les paramètres de la brique, cliquez sur "Liés à un attribut" puis sur l'attribut Pièce Jointe que vous avez créé préalablement. Assurez vous que l'option "Pré-remplir la valeur dans l'application soit remplie"

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c. Lancez l'intervention depuis ce nouveau formulaire. Choisissez une ressource pour laquelle vous avez définie une pièce jointe.

d. La pièce jointe sera affichée sur l'application.

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4. Faire de la récolte documentaire:

Avec la brique Pièce Jointe, vous pouvez faire en sorte que l'opérateur associe plusieurs fichiers aux différentes ressources sélectionnées dans son formulaire.

Voici les étapes à suivre :

a. Créer un formulaire et glisser-déposer une brique Sélection Automatique.

b. Dans les paramètres de la brique Sélection Automatique, choisissez une base de données pour laquelle vous avez défini un attribut de type Pièce Jointe.

c. A l'intérieur de la brique Sélection Automatique, glisser-déposer une brique Pièce Jointe. Dans les paramètres de la brique, cliquer sur Liés à un attribut puis sélectionner l'attribut Pièce Jointe que vous avez défini.

d. Publier le formulaire et lancer le depuis l'application.

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e. L'opérateur pourra sélectionner des ressources et associer une pièce jointe pour chacune des ressources sélectionnées.

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5. Rajouter une pièce jointe à l'email envoyé en fin d'intervention:

Si votre formulaire contient une brique Pièce Jointe, il sera possible d'ajouter le contenu de cette brique à l'email envoyé en fin d'intervention.

Voici les étapes à suivre :

a. Ouvrez un formulaire au sein duquel vous avez inséré une brique Pièce Jointe.

b. Glisser-déposer une brique Terminer et Envoyer à la fin de l'intervention.

c. Dans les paramètres, choisissez votre brique Pièce jointe.

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Ainsi si l'opérateur choisi une pièce jointe en début d'intervention, la pièce jointe en question sera envoyé par mail, à la fin de l'intervention.De la même manière, il est également possible de joindre des photos comme pièce jointe. Le destinataire de l'email va recevoir le rapport d'intervention ainsi que les photos issues des briques photos que vous avez sélectionné durant le paramétrage de la brique Terminer et envoyer.

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6. Rattacher de multiple pièce jointe à une ressource:

En suivant les mêmes étapes que précédemment, le paramétrage de l'attribut pièce jointe offre désormais l'option d'avoir de multiple fichiers/ images dans une même valeur d'attribut. Il suffit de cocher l'option comme illustré dans l'image ci dessous. 

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Limitation
  • Cette option ne prend pas en considération les photos contenues dans l'intervention. En revanche si elles sont rattachées à la brique pièce jointe, elle seront envoyé via le mail au destinataire du rapport.
  • La fonctionnalité est disponible uniquement au niveau des formulaires publiés. Donc si vous réalisez des tests via la prévisualisation, l'export des pièces jointes ne sera pas possible depuis cette page.

7. Utiliser les photos de la pièce jointe dans le rapport personnalisé:

Comme toute brique, la pièce jointe possède un tag qu’on peut utiliser lors de la conception du rapport personnalisé. Cette technique permet de récupérer une ou plusieurs photos prises en tant que pièce jointe lors d’une intervention.

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Prérequis Afin d’etre à l’aise avec ce chapitre, ,n’hésitez pas à consulter l’article sur comment créer une trame personnalisée.
  1. Une fois vous avez créé et conçu votre formulaire ermeo, téléchargez le fichier de configuration depuis l’onglet “trame personnalisée” de votre document.
  2. Au niveau du tableau bleu, vous allez trouver les informations concernant la brique pièce jointe.
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  1. Copiez collez le format ci dessus dans votre document word/excel puis remplacez “tag_de_piecejointe” avec le tag de votre pièce jointe réelle. ( ce dernier doit être identique à celui du formulaire ermeo en question).
  2. Remplacez “largeur” et “hauteur” avec les dimensions de votre choix. Par exemple:
  3. ##attachments_IRRTI3dR :start## ##attachments_IRRTI3dR:image-100x50## ##attachments_IRRTI3dR :end##

8. Rattacher le rapport d'intervention à un attribut de ressource/ intervention:

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer les rapports directement dans les attributs des ressources ou des interventions. Cela permettra aux utilisateurs d'accéder directement à leurs rapports (notamment les rapports personnalisés) depuis les attributs.

a. Après avoir créé votre attribut de type "pièce jointe" et coché l'option "Autoriser le téléchargement de plusieurs fichiers et images", rendez vous sur le studio d'édition.

b. Ajoutez une brique de type "pièce jointe", puis associez cette dernière à l'attribut créé dans l'étape d'avant.

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c. L'option "AJOUTER UN OU PLUSIEURS RAPPORTS" vous propose la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rapports:

  • Rapport d'ermeo: le rapport par défaut généré par ermeo.
  • Le rapport personnalisé: Vous pouvez choisir un ou plusieurs rapport personnalisée si ces derniers sont préalablement importés comme trame personnalisée.

d. Cochez "Convertir en pdf". (ce choix est optionnel)

e. Publiez votre formulaire, ensuite réalisez votre intervention en sélectionnant une ressource principale.

f. Une fois l'intervention terminée, les rapports seront disponibles comme valeur d'attribut de cette ressource. Vous pourriez donc les télécharger directement depuis la base de donnée.

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Note
  • Le même principe s’applique pour des ressources situées dans des sélections manuelles/ automatiques ou des créations.
  • Toutes les pièces jointes présentes dans une intervention, excepté le rapport rattaché en fin d’intervention, sont visibles dans l'onglet "Rapport" de l'intervention réalisée.
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Pour aller plus loin Les formats supportés par la brique pièce jointe sont :
  • Excel : .xlsx, .xls, .ods
  • Word : .docx, .doc, .odt
  • Texte : .txt, .csv, .json, .xml
  • PDF