- 1. Pourquoi créer un utilisateur ?
- 2. Qu'est ce qu'un utilisateur ?
- 3. En pratique, comment créer un nouvel utilisateur ?
- 4. Archiver un utilisateur
1. Pourquoi créer un utilisateur ?
Il est utile de créer un utilisateur lorsqu'une nouvelle personne rejoint votre entreprise ou bien lorsqu'une personne doit se servir d'Ermeo pour la première fois.
2. Qu'est ce qu'un utilisateur ?
Un utilisateur est une personne utilisant Ermeo. Un utilisateur peut être un administrateur, un superviseur, un opérateur. Un compte Ermeo est associé à chaque personne. Ce compte peut être actif ou non. Pour qu'un compte soit actif, il faut lui assigner une licence.
3. En pratique, comment créer un nouvel utilisateur ?
Mise en contexte : Imaginons un employé rejoignant une nouvelle entreprise. Un superviseur devra créer un compte Ermeo pour ce nouvel employé.
a. Dans l'onglet Utilisateurs, cliquer sur Nouvel utilisateur.
b. Renseigner les différents champs demandés :
- le prénom de l'utilisateur
- le nom de l'utilisateur
- l'équipe de l'utilisateur
- le rôle de l'utilisateur
- l'email de l'utilisateur
c. Définissez l'identifiant de l'utilisateur. Il existe deux types d'identifiants :
- l'identifiant est l'adresse e-mail de l'utilisateur
- l'identifiant est un identifiant personnalisé.
d. Décidez si vous voulez envoyer une invitation à votre utilisateur pour définir son mot de passe ou pas. Cette invitation sera valide pendant 15 jours. Si l'invitation n'est pas acceptée par l'utilisateur, cette invitation devra être renvoyée auprès de l'utilisateur.
e. Si vous décidez de ne pas envoyer d'invitation, renseigner un mot de passe et confirmer ce mot de passe. Attention, le mot de passe ne doit pas contenir d'espaces.
f. Afin que cet utilisateur soit actif, n'hésitez pas à lui attribuer lui une licence.
4. Archiver un utilisateur
a. Rendez vous dans la section "Utilisateurs actifs".
b. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez archiver puis cliquez sur "Archiver" comme l'illustre l'image ci dessous.
c. Une fois l'utilisateur archivé, vous pouvez le retrouver dans la section " utilisateurs inactifs".
- Les caractères spéciaux ne sont pas autorisés dans les noms d'utilisateurs. Le nom d'utilisateur doit contenir au minimum 6 caractères.
- Il est nécessaire de correctement paramétrer les autorisation du "rôle" afin de faire ces modifications.
- Il est toujours possible de modifier le nom de l'utilisateur après la création du compte.
- Aucune donnée n'est supprimée lorsqu'une licence est expirée ou retirée. On peut toujours exporter ou consulter les rapports des interventions faites par des utilisateurs sans licences. Les données concernant ces utilisateurs restent toujours accessibles également.
- Quand un utilisateur est archivé, sa licence est automatiquement désattribuée.
- Il est possible à tout moment de modifier un utilisateur inactif à actif.