Formulaires publics

1. Qu’est-ce qu’un formulaire public ?
2. Comment le configurer ?

1. Qu'est-ce qu’un formulaire public ?

Un formulaire public fait référence à document configuré par un administrateur et à vocation d’être partagé à des utilisateurs externes n’ayant pas de licence Causeway Ermeo.

Grâce à un lien de diffusion, ces utilisateurs externes peuvent accéder au formulaire partagé et effectuer leur intervention.

Cette fonctionnalité est conçue pour répondre aux besoins suivants :

• Des administrateurs qui ont des sous-traitants ayant besoin d'accéder à Causeway Ermeo pour effectuer des tâches de maintenance pour lesquelles ils ont été engagés, et ne nécessitent qu’un accès restreint à un document pour les réaliser.
• Référencement simplifié d’anomalies. Par exemple, en cas de problème sur un équipement, un utilisateur externe grâce au lien créé peut signaler une anomalie, permettant par la suite de planifier les réparations nécessaires.

2. Comment le configurer ?

2.1 Activer la fonctionnalité

Pour activer cette fonctionnalité, vous devrez vous rapprocher de votre chargé de compte

2.2 Activer les rôles associés pour créer un formulaire public

Une fois activé par votre chargé de compte, rendez-vous dans la section rôle de votre utilisateur. Au niveau des documents, vous aurez deux nouveaux rôles :

• Accéder aux liens publics des formulaires : Avec ce rôle, l’utilisateur pourra voir l’ensemble des liens publics créés par document et les partager à des utilisateurs externes. En revanche, il ne pourra pas en créer de nouveaux.
• Créer des liens publics pour partager des formulaires : Avec ce rôle, l’utilisateur pourra créer des liens publics pour partager un document, les modifier, les supprimer…

2.3 Options du document : créer le lien de partage

• Une fois le document à partagé choisi, allez dans les options de ce dernier.

Vous aurez un encart “Formulaires publics” avec un bouton “Créer un lien”.

• Lorsque vous cliquez sur “Créer un lien” vous devrez :
• Renseigner un nom à votre lien
• Sélectionner une équipe parmi celles créées dans votre espace. Cela vous permet d’attribuer des droits d’accès spécifiques à l’utilisateur externe qui accède au formulaire et ainsi garantir la sécurité de vos données.

Astuces :

👉 Nous vous recommandons de créer une équipe dédiée aux utilisateurs externes pour une gestion optimale.

Vérifiez que l’équipe choisie dispose des droits d’accès nécessaires pour permettre la bonne réalisation de l’intervention.

👉 Pour valider le bon fonctionnement du lien de partage, nous vous conseillons de le tester dans un onglet de navigation privé.

• Après sa création, vous pourrez :
• Modifier le nom ainsi que l’équipe associée au lien
• Supprimer le lien
• Désactiver le fait que le lien soit accessible aux utilisateurs externe grâce au toggle en bleu que vous pouvez activer ou désactiver à votre convenance

2.4 Partager le formulaire d’intervention

• Une fois que vous avez cliqué sur le bouton pour copier le lien vous pouvez par la suite l’envoyer aux utilisateurs externes souhaités

• Lorsqu’ils cliqueront sur le lien, les utilisateurs externes entreront directement dans l’intervention via notre application web et pourront réaliser les tâches demandées sur ordinateur ou téléphone

• Dans le cas où votre utilisateur externe n’a pas les droits d’accès requis pour accéder au document ou que le lien a été supprimé ou désactivé, il aura le message suivant :