- 1. Qu'est ce qu'une gestion d'audit et quels sont ses enjeux ?
- 2. Comment mettre en place la gestion d'audit sur Ermeo ?
Sans Ermeo, la gestion d'audit est longue et fastidieuse. L'expert doit imprimer les documents, saisir manuellement les informations sur le terrain et reporter ces données une fois arrivé au bureau.
Avec Ermeo, vous allez pouvoir gagner du temps. L'expert devra uniquement remplir des formulaires interactifs sur son application. Un rapport sera automatiquement généré et envoyé aux parties prenantes. Les informations saisies sur le terrain sont stockées dans les bases de données et mises à jour en temps réel !
1. Qu'est ce qu'une gestion d'audit et quels sont ses enjeux ?
La gestion d'audit répond à un besoin de diagnostic de performance de votre parc d'équipements, de votre site de production ou de votre chantier.
L'audit répond aussi à un besoin de sécurité des opérateurs vis à vis des machines de votre parc d'équipements ou sur le terrain.
La gestion d'audit a un enjeu primordial, à savoir la traçabilité des informations, assurant ainsi fiabilité et sécurité. L'historisation des données est ainsi très importante à chaque étape du processus.
La traçabilité est nécessaire afin de prouver le bon respect des normes de sécurité en vigueur. Elle est aussi nécessaire afin de montrer que certaines actions obligatoires ont bien été réalisées.
2. Comment mettre en place la gestion d'audit sur Ermeo ?
Ci-dessous, nous allons vous présenter la méthode à appliquer pour mettre en place la gestion d'audit sur Ermeo.
Notre exemple : Imaginons une entreprise qui utilise le processus suivant pour la planification de ses audits :
1. L'administrateur va planifier un audit (donc une intervention ) pour un opérateur terrain. Le formulaire et le chantier (ressource Ermeo) sur lequel l'audit sera effectué, seront spécifiés lors de cette étape de planification.
2. L'opérateur reçoit alors une notification sur son application mobile. Il pourra directement remplir les informations sur son formulaire.
3. A la fin de l'intervention, un rapport sera automatiquement généré et envoyé à l'administrateur et/ou au client. Les données seront aussi mises à jour sur la plateforme au sein des bases de données.
Voici la liste des étapes à réaliser sur Ermeo afin de mettre en place la gestion d'audit sur Ermeo et créer le processus spécifié précédemment :
1. Créer une base de données Chantiers permettant de recenser tous les chantiers sur lesquels les opérateurs peuvent réaliser leurs audits.
2. Créer le formulaire Gestion d'audit. Ce formulaire permettra de charger les informations du chantier, de réaliser des actions de contrôle, de permettre aux intervenants de signer et d'envoyer le rapport prérempli automatiquement en fin d'intervention.
3. Une fois ces étapes préliminaires effectuées, le superviseur pourra planifier des gestions d'audits pour des opérateurs sur des chantiers précis.
Etape 1 : Avoir une base de données Chantiers permettant de recenser les chantiers sur lesquels les opérateurs peuvent intervenir.
Dans cette étape, il faut créer une base de données permettant de recenser tous les chantiers. Chacun des chantiers sera décrit par les attributs suivants :
- Contact Client (Texte)
- Coordonnées GPS (Coordonnées GPS)
- Email client (Email)
- Nom Client (Texte)
- Photo (Image)
- Site Adresse (Texte)
- Site Agence (Texte)
- Site Consignes d'accès (Texte)
- Site Contact (Action)
- N° Téléphone du client (N° Téléphone)
Ermeo vous donne la possibilité de créer des ressources en masse dans une base de données à l'aide des imports .
Le fichier d'import utilisé pour créer les chantiers de notre exemple, se trouve en pièce jointe de cet article.
Votre base de données sera donc constituée de différent chantiers. Voici le résultat final dans notre cas :
Etape 2 : Créer le formulaire Gestion d'audit.
Pour rappel, le formulaire créé permettra à l'opérateur de réaliser les étapes suivantes :
1. L'opérateur obtiendra des informations sur le chantier sur lequel il doit faire l'audit.
2. L'opérateur réalisera différentes actions de contrôle (EPI et risque électrique).
3. L'opérateur et le client pourront signer l'audit directement sur le formulaire Ermeo. Un rapport de l'audit sera automatiquement envoyé au client.
Etape 2.1 Création du formulaire et chargement des informations du chantier.
1. Créer un nouveau formulaire et nommez le "Gestion d'audit"
2. Dans le studio d'édition, glisser-déposer une brique Section et nommer la "Informations Générales"
3. A l'intérieur de cette brique, glisser-déposer une Brique Texte. Nommer la "Adresse" et lier à l'attribut "Site Adresse" de la base de données Sites.
4. A l'intérieur de la brique Section "Informations Générales", Glisser-déposer une brique Texte et nommer la "Email Client". Lier cette brique avec l'attribut "Contact Client" de la base de données Sites.
Etape 2.2 Contrôles EPI et Risque Electrique
1. Glisser-déposer une seconde brique Section. Nommer cette brique "EPI".
2. Au sein de la brique Section "EPI", glisser-déposer une brique Choix Multiples . Nommer cette brique "Equipements portés par les techniciens". Remplissez les valeurs des choix nécessaires tels que "Casque", "Gilet de protection" ou "Plot de sécurité".
3. Toujours au sein de la brique Section "EPI", glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Commentaires sur le port des EPI"
4. Glisser-déposer une nouvelle brique Section. Nommer la "Risque Electrique".
5. Au sein de la brique "Risque Electrique", glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Nature des travaux électriques"
6. Toujours au sein de la brique "Risque Electrique", glisser-déposer une brique Oui/Non . Nommer la "L'outillage et l'équipement sont-ils adaptés".
Etape 2.3 Signature et Brique Terminer et Envoyer
1. Glisser-déposer une brique Section. Nommer la "Signature".
2. Au sein de la brique Section "Signature" , glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Nom de l'intervenant". Dans la valeur par défaut, renseigner les tags "Nom de l'utilisateur" et "Prénom de l'utilisateur".
3. Par la suite, glisser-déposer une brique Signature. Nommer la "Signature de l'intervenant".
4. En dessous, glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Nom client" et lier cette brique à l'attribut "Nom du client".
5. Glisser-déposer une brique Signature. Nommer la "Signature client".
6. A la racine du formulaire, glisser-déposer une brique Terminer et Envoyer.
6.1 Dans les paramètres de la brique, dans la case "A", renseigner l'adresse mail du client. L'adresse du mail du client peut être récupérée à l'aide des tags .
6.2 Renseignez un objet. Vous pouvez reprendre le nom de l'intervention à l'aide des tags généraux.
6.3 Renseignez un message dans le corps du mail. Vous pouvez utiliser les tags généraux afin de rendre dynamique le contenu du mail.
6.4 Si vous avez créé une trame de rapport personnalisée, vous pouvez l'inclure au sein des paramètres de cette brique.
7. Publier le formulaire.
Etape 3 : Planifier un audit pour un opérateur.
1. Sur la plateforme, cliquer sur l'onglet Interventions, puis cliquer sur Planifier l'intervention.
2. Renseignez les différentes paramètres concernant l'intervention :
- Document : Gestion d'audit
- Nom : Choisissez un nom pour votre intervention. Vous pouvez reprendre le nom du document sélectionné.
- Ressource : Choisir le chantier pour lequel l'opérateur terrain va devoir effectuer un audit.
- Utilisateur : Choisissez l'opérateur qui devra réaliser cet audit.
Cliquez ensuite sur Planification.
3. Choisissez des dates de début de planification et de fin de planification.
Conservez la valeur "Europe/Paris" pour le paramètre Fuseau horaire. Vous pouvez changer ce fuseau horaire, si votre audit sera réalisé à l'étranger. Cliquez sur Renseigner les attributs.
4. Renseignez des valeurs pour les attributs d'intervention si vous le souhaitez.
Cliquez sur Planifier.
L'audit est désormais planifié ! Votre opérateur terrain sera notifiée sur son application Ermeo.
Conclusion : Vous pouvez suivre l'avancée des différents audits dans le temps à l'aide de dashboards PowerBI. A l'aide de la connexion Ermeo - PowerBI , ces tableaux de bords seront mis à jour automatiquement.