Utilisez les attributs de documents dans vos formulaires

Les attributs de documents sont des données qui vont vous permettre de caractériser vos documents.

1. Comment créer des attributs de documents?

Pour créer des attributs de documents, il suffit de cliquer sur Structure disponible depuis l'onglet Documents.

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Ensuite il faut cliquer sur "Créer un attribut" et paramétrer le nouvel attribut en renseignant les champs suivants :

  • Nom de l'attribut : attention, son nom doit être unique !
  • Type d'attribut (choix multiple, texte, date etc.)
  • Description

Une fois les attributs créés, ils seront automatiquement ajoutés à vos documents. Afin de visualiser la valeur des attributs de votre document, cliquez sur ce dernier, dans l'onglet "Attributs" vous pouvez voir l'ensemble des attributs et leur valeur. Pour modifier la valeur d'un attribut depuis la plateforme Web, cliquez sur le stylo à droite de l'attribut que vous souhaitez modifier.

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Si l'attribut n'a pas encore été créé, il sera nécessaire de le créer depuis l'onglet Structure depuis la liste des documents.

L'intérêt de créer des attributs de documents est multiple :

2. Créer des règles d'association Documents / Ressources

Grâce aux règles d'association  entre les documents et les ressources, vous pouvez paramétrer des règles permettant d'associer automatiquement des documents à certaines types de ressources, selon les attributs de documents et les attributs de ressources.

Exemple : Toutes les ressources dont "Base de données" = Moteurs sont associés aux Documents dont cas d'usage est = " Réalise un avis de maintenance".

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Notes Chaque attribut doit avoir un nom unique, même s'il n'a pas la même typologie (Document, Ressource, Intervention ou Utilisateur). Ainsi, si un attribut est commun entre plusieurs bibliothèques, par exemple Documents et Ressources, il convient de mettre des noms différents.

3. Créer des droits de consultation spécifiques selon les équipes

Les attributs de documents permettent de déterminer qui voit quoi selon l'équipe  à laquelle l'utilisateur appartient.

Exemple : Tous les utilisateurs dont Equipe = Nord peuvent voir uniquement les Documents dont attribut "Zone" = Nord :Nb : La restriction des accès sur la Base de données documentaire peut aussi se faire via les Dossiers.

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