Débutez sur Ermeo

Débutez sur Ermeo

Ermeo est une solution web et mobile qui vous permet de digitaliser tous vos processus opérationnels.

Les chefs d'équipe peuvent gérer les activités plus efficacement et disposer d'une traçabilité complète des opérations effectuées sur le terrain. Les opérateurs gagnent du temps en abandonnant les tâches à faible valeur ajoutée.

De nombreux cas d'utilisation peuvent être réalisés avec ermeo, tels que l'inspection des équipements, les tournées de maintenance technique et la gestion des audits.

Dans cet article, nous allons explorer les premiers pas à suivre pour débuter avec Ermeo. Au fil des chapitres suivants, nous travaillerons sur un cas d'utilisation fictif concernant l'inspection de bâtiments. Ensemble, faisons d'Ermeo votre outil indispensable pour la gestion de vos données au quotidien.

Accès à la plateforme

Pour vous connecter à la plateforme web d'Ermeo :

  1. Rendez-vous sur https://platform.ermeo.com.
  2. Renseignez votre "identifiant".
  3. Puis, renseignez votre mot de passe.
  4. Cliquez sur "Se connecter".

Gestion des utilisateurs

Un utilisateur est une personne utilisant Ermeo. Il peut être un administrateur, un superviseur ou un opérateur. Un compte Ermeo est associé à chaque personne. Pour qu'un compte soit actif, une licence doit lui être attribuée.

C’est quoi la différence entre un rôle et une équipe ?

Définition
Equipe
Les équipes dans Ermeo sont un groupe d'utilisateurs ayant accès aux mêmes ressources. Elles permettent de définir ce qu'un utilisateur peut voir sur la plateforme ou l'application mobile. Ce sont des conditions sur les ressources.
Rôle
Les rôles sont utilisés pour déterminer ce qu'un utilisateur peut faire sur la plateforme ou l'application mobile. Le rôle régit toutes les actions telles que la duplication d'un document ou la suppression d'une ressource.

Comment créer une équipe ?

  1. Allez dans la section Utilisateurs puis cliquez sur Équipes.
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  1. Cliquez sur “Gestion des équipes” puis sur “nouvelle équipe”.
  2. Nommez la première équipe: Equipe admin
  3. Cliquez sur “Droits d’accès” afin d’autoriser tous les droits d’accès au niveau de cet onglet.
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📌
Prérequis Il est necessaire de créer un dossier au préalable nommé “Inspection” au niveau de l’onglet “Documents”.
  1. De la même manière, créez une deuxième équipe sous le nom de ‘Equipe terrain” puis accorder tous les accès à l’exception des documents. Ajouter une restriction au niveau des dossiers, tel que seul le dossier sous le nom de “Inspection” est autorisé.
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💡
Note
  • Les dossiers et les sous dossiers permettent d’organiser les documents au sein d’ermeo.
  • Quand on autorise une équipe à voir un dossier 1 cela signifie qu'on lui autorise à voir les sous-dossiers contenus dans le dossier 1 ainsi que tous les documents qu'ils incluent. 

Comment créer un rôle ?

  1. Allez dans “Utilisateurs” et choisissez “Rôles”.
  2. Cliquez sur Nouveau rôle.
  3. Nommez le nouveau rôle “chef de projet”

Une fois que vous avez cliqué sur "Modifier le rôle", définissez les permissions sur la plateforme et sur l'application puis cliquez sur "enregistrer". 4. Recréez un deuxième rôle sous le nom de “Technicien”

Maintenant que vous avez créé une équipe et un rôle, nous allons créer un utilisateur dans ermeo.

Comment créer un utilisateur ?

En tant que superviseur, vous devrez créer un compte ermeo pour les techniciens de “l’équipe terrain”.

  1. Dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Nouvel utilisateur.
  2. Remplissez les champs obligatoires : le prénom de l'utilisateur, le nom de l'utilisateur, l'équipe de l'utilisateur, le rôle de l'utilisateur, l'adresse électronique de l'utilisateur.
  3. Définir l'identifiant de l'utilisateur. Il existe deux types d'identifiants : le nom d'utilisateur est l'adresse électronique de l'utilisateur, le nom d'utilisateur est personnalisé. Assurez-vous que l'utilisateur a un rôle et au moins une équipe durant ce paramétrage.

Pour vous assurer que cet utilisateur est actif, n'hésitez pas à lui attribuer une licence.

Pour supprimer cet utilisateur en cas de besoin :

  1. Allez dans la section "Utilisateurs actifs".
  2. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez archiver et cliquez sur "Archiver" comme le montre l'image ci-dessous.
  3. Une fois l'utilisateur archivé, vous pouvez le retrouver dans la section "Utilisateurs inactifs".

Gestion des Bases de données

Qu’est ce qu’une base de donnée ?

Les bases de données permettent de définir une structure liée à un ensemble d'attributs. En général, tous ressources n'ont pas nécessairement les mêmes attributs. Une fois créées, les bases de données assurent:

  • La cohérence de la structure de vos données
  • La facilitation de l'utilisation de la recherche par le biais de filtres
  • La restriction des accès à vos utilisateurs via des droits de consultation

Dans notre cas d’étude, nous avons besoin de deux base de données différentes:

  • Une base de donnée pour les clients
  • Une base de donnée pour les bâtiments

Créons tout d'abord notre première base de données pour lister nos clients.

Une fois connecté sur la plateforme, cliquez sur l'onglet Bases de données situé à gauche de votre écran, puis cliquez sur Nouvelle base de données.

De la même manière créez une deuxième base de données “Bâtiments”.

Qu’est ce qu’une ressource ?

Une ressource peut être un équipement, un bâtiment, un outil, etc. Vous pouvez définir vos propres ressources, les caractérisées par des attributs et les stockées dans une base de données.

Vous pouvez créer des ressources à partir de vos interventions, à l'aide d'importations (en cas de création massive), via l'API, ou manuellement une par une sur la plateforme. Ces ressources peuvent être mises à jour au cours de vos interventions ou les modifier à votre guise au fil du temps.

Dans notre cas, nous allons créer des ressources au niveau de la base de donnée “Clients” ainsi que la base de donnée ‘Bâtiments”.

  1. Au niveau de la base de donnée “Clients” cliquez sur l'onglet ressources.
  2. Cliquez sur "nouvelle ressource" puis une par une, créez les trois ressources suivantes:
  • Client A
  • Client B
  • Client C
  1. Avec le même méthode, créez deux ressources au niveau de la base de donnée “Bâtiments”:
  • Bâtiment 1
  • Bâtiment 2
  • Bâtiment 3

Il est possible de mettre à jour un actif ou de le supprimer complètement de la plateforme

Qu’est ce qu’un attribut ?

Les attributs vous permettent de caractériser vos ressources. Il peut s'agir de données de tous types (numériques, textes, images, etc.).

Dans notre exemple, nous allons caractériser les clients par leurs nom de contact et les bâtiments par leur ville.

  • Au niveau de la base de donnée “clients”:
  1. Allez dans l'onglet Bases de données puis cliquez sur la base de données "Clients"
  2. Cliquez sur l'onglet "Attributs” puis cliquez sur "Créer un nouvel attribut"
  3. Tapez le nom "nom de contact", choisissez "Texte" comme type d’attribut.
  4. Enfin, cliquez sur "Créer un attribut"
  5. Créez un deuxième attribut de type “numéro”, puis nommez le “numéro de téléphone”
  • Au niveau de la base de donnée “Bâtiments”:
  1. Allez dans l'onglet Bases de données puis cliquez sur la base de données "Bâtiments"
  2. Cliquez sur l'onglet "Attributs” puis cliquez sur "Créer un nouvel attribut"
  3. Tapez le nom "ville", puis choisissez "Texte" comme type d’attribut.
  4. Enfin, cliquez sur "Créer un attribut"
💡
Note Le concept d’attributs existent également au niveau des formulaires et des interventions.

Gestion des formulaires

Qu’est ce qu’un document ?

Il existe 3 types de documents sur Ermeo :

  • Les formulaires: Les formulaires sont au cœur de la solution Ermeo. Vous pouvez créer vos formulaires depuis l'onglet "Documents". Ces formulaires seront composés de briques présentes dans votre studio d'édition. Vous pourrez ainsi retranscrire votre formulaire papier en un formulaire numérique. Une fois le formulaire publié, les données peuvent être renseignées par un opérateur.
  • Les modèles: Les modèles sont des "templates" de formulaires, pouvant être inclus dans d'autres formulaires. Si tous vos formulaires commencent par les mêmes questions (renseignements sur l'opérateur par exemple), alors vous pouvez créer un modèle. Une fois créé, ce modèle peut être inséré dans vos différents formulaires. Si une modification est apportée dans un modèle, alors cette modification sera présente dans tous les formulaires.
  • Les PDFs: Vous pouvez intégrer vos PDF directement sur la plateforme Ermeo. Ces PDF peuvent être ensuite utilisés dans vos formulaires. Par exemple, vous pouvez intégrer des notices d'utilisation pour donner des indications à vos opérateurs.

Afin de digitaliser notre inspection de bâtiment, nous allons créer un formulaire ermeo.

  1. Rendez vous sur l’onglet “Documents”
  2. Cliquez sur “Nouveau document” en haut à droite de l’écran.
  3. Nommez le formulaire “Inspection bâtiment”
  4. Cliquez sur “Créer le document”.

Qu’est ce que le studio d’édition ?

Le studio d'édition est une interface intuitive qui permet de transformer et simplifier facilement les procédures en formulaires digitaux interactifs et collaboratifs. Il permet de créer de la documentation technique de manière dynamique grâce à des briques paramétrables et des conditions d’affichages.

Comment paramétrer le formulaire ?

Les formulaires peuvent être construits avec différents niveaux de complexité pour vos opérateurs, commençons par faire quelque chose de simple.

  1. Faites glisser et déposez une tâche de texte et nommez-la "Nom de l'opérateur".
  2. Glissez-déposez une tâche textuelle et nommez-la "Nom du client".
  3. Glissez-déposez une tâche textuelle et nommez-la "ville".
  4. Glissez-déposez une section automatique et nommez-la "Liste des bâtiments". Cette tâche vous permettra d'utiliser les ressources que vous avez déjà créé dans le formulaire.
  5. Allez dans les paramètres de cette section automatique puis sélectionnez "base de données" comme "Bâtiments" (il s'agit de la base de données que vous avez créée dans les étapes précédentes). Cette fonctionnalité vous permet de lier les données de votre formulaire avec les données contenues dans votre base de données. Cette fonctionnalité vous permet de pouvoir pré-remplir les champs des formulaires avec les valeurs disponibles dans les bases de données.
  6. Cochez "autoriser l'édition et le pré-remplissage de la valeur".
  7. Glissez-déposez une tâche date à l'intérieur de la sélection automatique et nommez-la "date de l’intervention"

Enfin, faites glisser et déposez une tâche "Terminer et envoyer".

Une fois le paramétrage du formulaire terminé, vous pouvez visualiser le résultat final de votre formulaire, le tester et le réviser via la prévisualisation. Une fois les modifications apportées, si vous décidez de publier cette version, le formulaire sera instantanément accessible aux utilisateurs sur leur application mobile.

Gestion d’interventions

Qu’est ce qu’une intervention?

Une intervention est une série d'actions effectuées par votre opérateur. Ces actions sont transcrites dans un formulaire. Les données transcrites peuvent être des chiffres, des textes, des horaires, etc. Les actions effectuées par votre opérateur peuvent être des mesures, des déclarations d'anomalies, etc. L'opérateur effectue donc un travail sur son application mobile. Il doit suivre les instructions du formulaire.

Comment planifier une intervention?

Qu’est ce qu’un rapport ?

Un rapport est un document qui rassemble toutes les données relatives à une intervention. Le rapport peut contenir les données remplies par l'opérateur via l'application mobile ou des informations sur la mission telles que l'heure et le lieu de la mission.

Vous pouvez choisir de télécharger ce rapport au format ermeo ou dans un format personnalisé. Pour utiliser cette deuxième option, il est nécessaire d'importer votre modèle personnalisé une fois que vous avez construit votre formulaire dans le studio de conception. Voici un article complet sur cette fonctionnalité: créer des rapports personnalisés.

En sélectionnant cette tâche, l'opérateur termine officiellement l’intervention. La version finale du rapport sera alors générée et envoyée au destinataire choisi par courrier électronique. Le rapport peut également être exporté directement depuis la plateforme.

Application mobile