Préremplir les valeurs à partir d'un rapport précédent

Vos opérateurs peuvent remplir un même formulaire avec les mêmes données au cours du temps. Les données renseignées sont sensiblement les mêmes et vos opérateurs perdent du temps à tout ré écrire à chaque fois.

Pour leur faire gagner du temps, ils ont la possibilité de repartir d'un précédent rapport,  et donc ré utiliser un formulaire déjà rempli.

1. Quelle est donc cette fonctionnalité ?

Lors du lancement d'une intervention, l'opérateur a la possibilité de choisir s'il souhaite commencer depuis zéro ou repartir d'un précédent rapport.

S'il choisit la seconde option, les données du rapport sélectionné seront copiées dans le nouveau rapport. L'opérateur n'aura plus qu'à modifier les données qui n'ont pas changé depuis le précédente intervention.

Pour activer cette fonctionnalité sur un document, il faut se rendre dans les options du document :

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Attention, les données suivantes ne sont pas copiées :

  • Les signatures
  • Les tâches qui sont pré-remplies avec des attributs d'utilisateurs dans le cas où l'utilisateur est différent
  • Les tâches qui sont pré-remplies avec des attributs de ressources dans le cas ou la ressource principale de l'intervention est modifiée.

Voici un tableau récapitulatif décrivant les valeurs qui remontent suite à l'utilisation de l'option "préremplir les valeurs d'une intervention à l'aide d'un précédent rapport":

Type de brique
Pré remplie
valeur par défaut
Valeur de la base de donnée
Vide 
Brique création
X
Brique signature
X
Brique Date/ heure
X
Si seulement "heure de saisie" est cochée
Brique Email
X
Brique avec une formule comme valeur par défaut
X
Tout autre brique
X

Les règles mentionnées ci dessus sont applicables n'importe la position de la brique dans le formulaire.Exemple:  Qu'une brique "Date" soit dans la racine du formulaire ou à l'intérieur d'une sélection automatique, les valeurs qui vont remonter dans le nouveau rapport seront identiques.

Afin d'éviter des erreurs de remonté de valeurs ainsi que des contradiction entre les interventions, Il est recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour des formulaires de la même version.

2. En pratique, comment utiliser le pré-remplissage des valeurs à partir d'un précédent rapport ?

Mise en contexte : Imaginons une entreprise réalisant l'inspection d'un chantier. Le chantier est divisé en deux parties A et B. Ces deux parties sont quasiment identiques.

Un opérateur va inspecter la partie A du chantier. Le lendemain, il ira inspecter la partie B du chantier.

L'opérateur aura intérêt à conserver les données de l'inspection de la partie A pour remplir l'intervention concernant la partie B du chantier.

Nous allons ainsi utiliser un document existant et activer la fonctionnalité voulue.

1. Ouvrir un document existant

2. Cliquer dans Options. Enfin activer l'option : "Préremplir les valeurs à partir d'un précédent rapport".

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3. Faites une première intervention avec le document depuis l'application

4. Terminer l'intervention et lancer une seconde intervention.

5. On vous donne la possibilité de pré-remplir les valeurs de l'intervention. Vous pouvez sélectionner le rapport en question. Si un équipement était lié à une précédente intervention, cet équipement sera de nouveau repris pour la nouvelle intervention.

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💡
Notes
  • Afin de pré remplir vos rapports, vous pouvez utiliser les rapports des interventions terminées via la prévisualisation également. Cette option est disponible uniquement via la section "prévisualisation" du studio d'édition.
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