L'emploi de formulaires papier représente un obstacle pour l'exploitation des procès-verbaux de réception de travaux.
Si cette attestation est réalisée sur papier, il faut la stocker et l'archiver de façon précise afin de la retrouver facilement en cas de besoin. Cela nécessite donc du temps et de l'argent.
Ermeo accompagne en mobilité vos opérateurs terrains lors de la livraison de l'ouvrage. L'opérateur pourra aussi avoir la liste de tous les PV de réceptions associés à un chantier ou à un lot.
A l'aide de l'application, il est possible de declarer des réserves en toute simplicité, en les décrivant à l'aide de photos ou de textes. L'opérateur terrain pourra aussi rappeler toutes les réserves déclarées précédemment sur son PV de réception. Si les non-conformités ont été traitées, il pourra ainsi lever toutes les réserves existantes.
L'application permettra aussi aux différentes parties prenantes d'apposer leurs signatures. A la fin de chaque intervention, un exemplaire du PV de réception sera automatiquement envoyé aux différentes parties prenantes.
1. Comment réaliser un PV de réception ?
Sur un chantier, la réception des travaux par le maître d'ouvrage se formalise par un procès-verbal. Ce document permet d'émettre des réserves si des non-conformités sont détectées. Ce document n'est pas obligatoire mais est fortement conseillé.
Le PV de réception doit être réalisé en deux exemplaires identiques et contenir les informations suivantes :
- Noms des représentants parties prenantes
- Date et Lieu de réalisation du PV de réception
- Si des réserves sont émises, ces réserves doivent être détaillées
Il existe deux cas de figure suite à un PV de réception :
- Réception de l'ouvrage sans réserve : Le chantier ou la construction est accepté.
- Réception de l'ouvrage avec réserves : Les réserves doivent être levées par le constructeur. Un délai de levée de ces réserves peut être imposé.
Le cahier des charges établi en début de projet peut être utilisé afin d'émettre les réserves.
2. Comment mettre en place un PV de réception sur Ermeo ?
Ci-dessous, nous allons vous présenter la méthode à utiliser pour mettre en place un PV de réception sur Ermeo.
Notre exemple : Imaginons un intervenant devant élaborer le PV de réception d'un chantier pour son client, qui est un maitre d'ouvrage. Ce dernier peut émettre des réserves, si il trouve des non-conformités.
L'intervenant va réaliser les étapes suivantes :
1. Il va d'abord choisir le chantier dans lequel il se trouve afin d'avoir toutes les informations concernant ce chantier.
2. L'intervenant devra dire si la réception est acceptée avec ou sans réserves.
3.a Si la réception est acceptée avec réserves, les réserves devront être décrites.
3.b Si la réception est acceptée sans réserves, le PV de réception sera signé par les parties prenantes (intervenant et client).
4. L'intervenant pourra aussi rappeler des réserves existantes. Si ces réserves sont traitées, un constat de levée des réserves pourra être signé.
Voici la liste des étapes à mettre en place sur Ermeo pour mettre en place un PV de réception :
1. Créer une base de données ”Sites” permettant de recenser tous les chantiers sur lesquels les intervenants peuvent être amenés à réaliser un PV de réception. Les noms des clients (ou maitre d'oeuvre) seront ainsi associées à chacun de ces chantiers.
2. Créer une base de données Anomalies Chantiers. Toutes les réserves déclarées lors de l'élaboration du PV de réception, se retrouveront au sein de cette base de données.
3. Créer le formulaire permettant de remplir le PV de réception.
Etape 1 : Avoir une base de données Sites permettant de recenser les chantiers sur lesquels les opérateurs peuvent intervenir
Dans cette étape, il faut créer une base de données permettant de recenser tous les chantiers (qui seront appelées Sites).
Chaque chantier contiendra ainsi des informations sur les clients, avec qui le PV de réception sera établi. Chacun des chantiers sera décrit par les attributs suivants :
- Contact Client (Texte)
- Coordonnées GPS (Coordonnées GPS)
- Email client (Email)
- Nom Client (Texte)
- Photo (Image)
- Site Adresse (Texte)
- Site Agence (Texte)
- Site Consignes d'accès (Texte)
- Site Contact (Action)
- N° Téléphone du client (N° Téléphone)
Ermeo vous donne la possibilité de créer des ressources en masse dans une base de données à l'aide des imports.
Le fichier d'import utilisé pour créer les chantiers de notre exemple, se trouve en pièce jointe de cet article.
Votre base de données sera donc constituée de différent chantiers. Voici le résultat final dans notre cas. :
Etape 2 : Créer une base de données Anomalies Chantiers
Dans cette étape, nous allons créer une nouvelle base de données nommée "Anomalies Chantiers". Cette base de données permettra de recenser toutes les réserves. Les réserves seront donc classées dans cette base de données et seront décrite par les attributs :
- Date de création de l'anomalie (Date)
- Degré d'urgence (Choix Multiples)
- Description de l'Anomalie (Texte Long)
- Identifiée par (Texte)
- Photo de l'anomalie (Image)
- Statut de l'anomalie (Choix Multiples)
Chaque réserve déclarée sera donc décrite par une date de création, une description, un statut, une photo et une criticité.
Voici le résultat obtenu :
Etape 3 : Créer le formulaire permettant d'établir le PV de réception
Pour rappel, le formulaire créé permettra à l'opérateur de réaliser les étapes suivantes :
1. L'intervenant va d'abord choisir le chantier dans lequel il se trouve afin d'avoir toutes les informations concernant ce chantier.
2. L'intervenant devra dire si la réception est acceptée avec ou sans réserves.
3.a Si la réception est acceptée avec réserves, les réserves devront être décrites
3.b Si la réception est acceptée sans réserves, le PV de réception sera signé par les parties prenantes.
4. L'intervenant pourra aussi rappeler des réserves existantes. Si ces réserves sont traitées, un constat de levée des réserves pourra être signé.
Au début du formulaire, l'opérateur va donc sélectionner une ressource en tant que ressource principale de l'intervention. Cette ressource sera un chantier.
Par la suite, il pourra déclarer des réserves. Les réserves déclarées auront automatiquement pour parent le chantier dans lequel se trouve l'opérateur. Les réserves seront ainsi rattachées à un chantier.
Le formulaire sera découpé ainsi :
1. Informations sur le chantier
2. Déclaration des réserves si elles existent, puis signature du PV de réception.
3. Rappel des réserves existantes et signature du constat de levée des réserves si celles-ci ont été traitées.
Etape 3.1 Création du formulaire et chargement des informations du chantier
1. Créer un nouveau formulaire et nommez le "PV de réception"
2. Dans le studio d'édition, glisser-déposer une brique Section et nommer la "Informations Générales sur le site".
3. A l'intérieur de cette brique, glisser-déposer une Brique Texte. Nommer la "Contact Client" et lier cette brique à l'attribut "Contact Client" de la base de données Sites.
4. A l'intérieur de la brique Section, Glisser-déposer une brique Texte et nommer la "Nom du client". Lier cette brique avec l'attribut "Nom du client" de la base de données Sites.
Etape 3.2 Déclaration des réserves si présence de non-conformités et signature du PV de réception
1. Glisser-déposer une brique Choix A/B. Nommer cette brique "La réception de l'installation est-elle acceptée ?". Dans les choix possibles, renseigner "Avec réserves" ou "Sans Réserves".
2. Par la suite, glisser-déposer une brique Création . Nommer cette brique "Déclarer une réserve". Choisissez la base de données "Anomalies Chantiers".
2.1 A l'aide des conditions d'affichages, afficher cette brique si le choix "Avec réserves" est choisi précédemment.
3 A l'intérieur de la brique Création, glisser-déposer une brique Date. Nommer la "Date de création de la réserve". Lier la à l'attribut "Date de création de l'anomalie" et cocher l'option "Date du jour".
4. A l'intérieur de la brique Création, glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Identifiée par". Lier cette brique avec l'attribut "Identifiée par" de la base de données Anomalies Chantiers.
4.1 Renseignez dans la valeur par défaut, les tags ##firstname## et ##lastname##. Le prénom et le nom de l'opérateur seront ainsi automatiquement récupérés.
5. Toujours à l'intérieur de la brique Création, glisser-déposer une brique Choix Multiple. Lier cette brique avec l'attribut "Statut de l'anomalie". Si le choix par défaut est "Référencée", vous pouvez même masquer vos briques.
5. En dehors de la brique Création , glisser-déposer deux briques Signatures et nommer les "Signature Intervenant" et "Signature Client".
Etape 3.3 Rappel des réserves existantes si besoin et signature du constat de levée de réserves.
1. Glisser-déposer une brique Selection Automatique . Nommer la "Rappel des réserves existantes". Dans les options de la brique, choisissez Nom de la ressource est Assetname, et Base de données est Anomalies Chantiers.
2. Au sein de la brique Selection Automatique, glisser-déposer une brique Texte. Nommer la "Description de la réserve". Lier cette brique à l'attribut "Description de l'anomalie" de la base de données Anomalies Chantiers.
3. Toujours au sein de la brique Selection Automatique, glisser-déposer une brique Image. Nommer la "Photo de la réserve" et lier la à l'attribut "Photo de l'anomalie" de la base de données Anomalies Chantiers.
4 Glisser-déposer ensuite une brique Section. Nommez la "Signature du constat de levée de réserves". A l'intérieur, de la brique Section, glisser-déposer une brique Signature
5. Publiez le formulaire et lancer l'intervention depuis la webapp ou l'application mobile.
6. Choisissez un chantier en début d'intervention. Vérifiez les informations du chantier.
7. Déclarer les réserves si besoin.
8. Si besoin, vous pouvez aussi rappeler les réserves existantes et vérifier les informations reportées.
9. Terminer l'intervention après avoir demandé au client d'apposer sa signature.
10. Félicitations ! Vos réserves sont désormais visibles dans la base de données Anomalies Chantiers.
Il est aussi possible de personnaliser le nom des réserves créées (lien article).
Conclusion : Après avoir déclaré des réserves, vous pouvez suivre ces réserves dans le temps à l'aide de dashboards PowerBI.