Avec Ermeo, vous allez pouvoir améliorer la productivité de vos techniciens. Vous pouvez délaissez les rapports papiers et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée (tâches administratives par exemple) pour vos opérateurs. Ils pourront ainsi se concentrer sur l'aspect opérationnel de leur travail.
Ermeo vous permet aussi d'améliorer la traçabilité des données à l'aide de l'application mobile. La création d'un rapport journalier vous permettra de garder toutes les preuves de l'intervention réalisée. Afin de valider ce rapport, Ermeo propose un système de signature électronique, permettant aux parties prenantes de signer ledit rapport.
Les rapports journaliers dématérialisés permettront d'accélérer le temps de remontée des données. Les différents superviseurs seront alors notifiés très rapidement des problématiques rencontrées par les opérateurs sur le terrain.
Grâce à la dématérialisation des rapports journaliers, les entreprises suppriment totalement les erreurs de ressaisie. La transmission des données permet d'obtenir une facturation accélérée et des gains de trésorerie.
1. Comment mettre en place des rapports journaliers sur Ermeo ?
Mise en contexte : Imaginons un opérateur devant réaliser des rapports journaliers sur divers chantiers. Le formulaire utilisé se nommera "Rapport journalier". L'opérateur devra choisir en début d'intervention, le chantier sur lequel il va réaliser son rapport. Le chantier sera donc la ressource principale de l'intervention.
Voici la liste des étapes à mettre en place sur Ermeo pour mettre en place les rapports journaliers sur Ermeo :
1. Créer une base de données. Chantiers permettant de recenser tous les chantiers sur lesquels les opérateurs peuvent réaliser leurs rapports journaliers.
2. Créer le formulaire Rapport journalier. Ce formulaire permettra de charger les informations du chantier, de renseigner la date de visite et de déclarer des événements signalant des non-conformités. Le formulaire contiendra une brique Terminer et Envoyer, permettant ainsi d'envoyer un rapport à la fin de chaque intervention
3. Créer une trame de rapport personnalisée pour le rapport journalier.
Etape 1 : Créer une base de données Chantiers permettant de recenser les chantiers sur lesquels les opérateurs peuvent intervenir.
Dans cette étape, il faut créer une base de données permettant de recenser tous les chantiers. Chacun des chantiers sera décrit par les attributs suivants :
- Contact Client (Texte)
- Coordonnées GPS (Coordonnées GPS)
- Email client (Email)
- Nom Client (Texte)
- Photo (Image)
- Site Adresse (Texte)
- Site Agence (Texte)
- Site Consignes d'accès (Texte)
- Site Contact (Action)
- N° Téléphone du client (N° Téléphone)
Ermeo vous donne la possibilité de créer des ressources en masse dans une base de données à l'aide des imports.
Le fichier d'import utilisé pour créer les chantiers de notre exemple, se trouve en pièce jointe de cet article.
Votre base de données sera donc constituée de différent chantiers. Voici le résultat final dans notre cas :
Etape 2 : Créer le formulaire Rapport Journalier.
Pour rappel, le formulaire créé permettra de réaliser les étapes suivantes :
1. L'opérateur verra le nom du chantier, et des données concernant le chantier apparaitre dans son formulaire.
2. L'opérateur verra la date du jour renseignée automatiquement.
3. L'opérateur pourra déclarer des événements.
4. L'opérateur pourra envoyer un rapport personnalisé à la fin de son intervention.
Etape 2.1 Création du formulaire et chargement des informations du chantier.
1. Créer un nouveau formulaire et nommez le "Rapport Journalier".
2. Dans le studio d'édition, glisser-déposer une brique Texte. Dans la valeur par défaut, renseignez le tag général "Nom de la ressource".
3. Glisser-déposer une brique Date. Nommer cette brique "Date de visite". Cocher l'option "Date du jour'.
Etape 2.2 : Déclaration des événements et brique Terminer et Envoyer
1. Glisser-déposer une brique Section Répétable et nommer la "Evènements".
2. Au sein de la brique Section, glisser-déposer une brique Texte. Nommer cette brique "Tâche concernée".
3. Au sein de la brique Section Répétable, glisser-déposer une brique Coordonnées GPS . Nommer cette brique "Localisation".
4. Toujours au sein de la brique Section, glisser-déposer une brique Photo. Nommer cette brique "Photo illustrant l'événement".
5. A la racine du formulaire, glisser-déposer une brique Terminer et Envoyer . Vous pouvez paramétrer cette brique Terminer et Envoyer.
Etape 3 : Création de la trame de rapport personnalisée
1. Ouvrez un document Word. Ce document sera la trame de rapport personnalisée. Copier-coller les balises de votre formulaire au sein du rapport personnalisé.
2. Au sein de la trame de rapport personnalisé, copier-coller la balise de la section répétable. Ajouter la mention :start, à la fin de la balise.
3. Sous la balise de la section répétable, copier-coller la balise de la brique Photo. Ajouter la taille de l'image à la fin de la balise. Ensuite, ajouter la balise de la brique Texte "Commentaire de la photo".
4. Fermer la section répétable, en copiant-collant la balise de la brique Section répétable, et en y ajoutant la mention :end, à la fin de la balise.
5. Importer la trame personnalisée dans la page "Trames personnalisées" du formulaire "Rapport Journalier".
6. Entrez dans le studio. Dans la brique Terminer et Envoyer, choisissez le rapport personnalisé importée préalablement. Ce rapport sera donc envoyée en tant que pièce jointe à la fin de chaque intervention.
7. Publiez le formulaire. Vous pouvez désormais lancer des interventions avec ce formulaire.
Conclusion : Vous pouvez planifier des interventions journalières à l'aide d'un import d'interventions.