- 1. Qu'est ce qu'un ordre de travail (OT) ?
- 2. Comment mettre en place des ordres de travail sur Ermeo ?
Grâce à la synchronisation entre Ermeo et votre solution de GMAO, votre outil de planification, ou encore Excel, vos Ordres de Travail (OT) seront automatiquement intégrés au sein de la plateforme Ermeo.
Ermeo permet de faciliter le processus de création d'ordre de travail, en automatisant certaines étapes du processus. Les opérateurs pourront aussi recevoir une notification sur leurs applications afin de les prévenir qu'un OT leur a été assigné, et saisir toutes les données concernant les ressources . Avec le pré-remplissage des données, les erreurs de saisie seront limitées.
A la fin de chaque OT (aussi appelé intervention), un rapport personnalisé peut être immédiatement envoyé à un superviseur ou à un client, par l'opérateur depuis le terrain. L'envoi automatique de rapports permettra de supprimer les étapes de reporting.
Grace à Ermeo, vous ferez ainsi un gain de 20% de productivité en moyenne, tout en réduisant de 40% le coût d'impression de vos travaux. De plus, l'ensemble des données terrain collectées seront automatiquement consolidées et analysables.
1. Qu'est ce qu'un ordre de travail (OT) ?
Un ordre de travail est un document contenant les spécifications d'un service à exécuter. Sur Ermeo, l'ordre de travail est équivalent à une intervention.
Lorsque le service a été exécuté, au minimum deux rapports sont générés : l’un pour la société fournissant le service et l’autre pour le client.
Souvent utilisé dans le domaine de la maintenance, l'ordre de travail est plus généralement utilisé par les entreprises de service, tels que les garages, les entreprises spécialisées dans le nettoyage, la production de pièces électroniques ou encore la construction par exemple.
2. Comment mettre en place des ordres de travail sur Ermeo ?
Ci-dessous, nous allons vous présenter la méthode afin de créer des OTs en masse sur la plateforme Ermeo.
Pour rappel, sur Ermeo, un OT est équivalent à une intervention.
Mise en contexte : Dans notre exemple, nous imaginerons un superviseur devant planifier plusieurs OTs pour différents opérateurs terrain. Ce superviseur utilisera un fichier Excel, afin d'importer des OTs dans Ermeo. Chaque OT sera décrit à l'aide d'attributs d'interventions.
Tous les OTs seront réalisés sur le même formulaire (nommé Fiche de maintenance Moteur dans notre cas).
Voici la liste des étapes à mettre en place sur Ermeo pour créer les OTs :
1. Créer une base de données de moteurs devant être inspectés et créer des attributs d'interventions permettant de caractériser les différents OTs.
2. Créer un rapport personnalisé pour que des rapports soient envoyés à la fin de chaque intervention.
3. Créer le fichier d'import d'OTs afin de créer les OTs en masse sur la plateforme.
Etape 1 : Créer une base de données d'équipements et des attributs d'interventions.
Etape 1.1 : Créer une base de données Moteurs listant tous les moteurs devant être inspectés.
Dans les OTs, les opérateurs terrain se verront assignés des moteurs (qui sont donc des ressources sur Ermeo).
Chaque moteur sera décrit par les attributs suivants :
- Chantier/Site (Texte)
- Date de mise en service (Date)
- Etat de propreté (Choix Multiples)
- Marque (Texte)
- Numéro de Série (Texte)
- Photo (Image)
- Statut (Choix Multiples)
- Type (Choix Multiples)
Ermeo vous donne la possibilité de créer des ressources en masse dans une base de données à l'aide des imports.
Le fichier d'import utilisé pour créer les moteurs de notre exemple, se trouve en pièce jointe de cet article.
Votre base de données sera donc constituée de différents moteurs . Voici le résultat final dans notre cas :
Etape 1.2 : Créer des attributs d'intervention afin de caractériser les OT.
Dans notre exemple, nous allons caractériser les OT à l'aide des attributs suivants :
- Client (Texte)
- Adresse du site (Texte)
- Numéro d'OT (Nombre)
Lors de la création des OTs en masse (import décrit dans l'étape 3), des informations seront remplies pour ces différents attributs.
Pour créer les attributs d'interventions :
1. Rendez vous dans l'onglet Interventions de la plateforme, puis cliquez sur Attributs.
2. Cliquez sur Créer un Attribut.
3. Renseignez les informations demandées concernant le nouvel attribut créé (ici l'attribut "Client" est créé).
Etape 2 : Création de la trame de rapport personnalisée.
Nous allons voir comment créer une trame de rapport personnalisée pour le formulaire "Fiche de maintenance Moteur". Ce formulaire contient une section répétable et une brique Photo .
Dans cet article, nous ne détaillerons pas comment ce formulaire a été créé. Vous pouvez voir comment créer des formulaires au sein des cas d'usages Création d'anomalies ou encore Ronde de Maintenance préventive ou bien visualiser la vidéo "Comment créer son premier formulaire".
Voici à quoi ressemble ce formulaire sur le studio d'édition :
1. Ouvrez un document Word. Ce document sera la trame de rapport personnalisée. Copier-coller les balises de votre formulaire au sein du rapport personnalisé.
2. Au sein de la trame de rapport personnalisé, copier-coller la balise de la section répétable . Ajouter la mention :start, à la fin de la balise.
3. Sous la balise de la section répétable, copier-coller la balise de la brique Photo. Ajouter la taille de l'image à la fin de la balise. Ensuite, ajouter la balise de la brique Texte "Commentaire de la photo".
4. Fermez la section répétable, en copiant-collant la balise de la brique Section répétable, et en y ajoutant la mention :end, à la fin de la balise.
Vous devriez obtenir le résultat suivant :
5. Importez la trame personnalisée dans la page "Trames personnalisées" du formulaire "Fiche de maintenance Moteur".
6. Entrez dans le studio. Dans la brique Terminer et Envoyer du formulaire, choisissez le rapport personnalisé importée préalablement. Ce rapport sera donc envoyé en tant que pièce jointe à la fin de chaque intervention.
7. Publiez le formulaire. Vous pouvez désormais planifier des interventions avec ce formulaire. L'opérateur pourra ainsi envoyer des rapports d'intervention à la fin de chaque OT.
Etape 3 : Créer un fichier d'import d'interventions afin de créer les OTs en masse.
1. Exportez une intervention présente afin d'obtenir une trame de fichier d'import Excel
Voici le fichier obtenu qui nous servira de trame (que vous pouvez retrouver en pièce jointe de cet article).
2. Remplissez les différentes colonnes de votre fichier Excel qui sera ensuite importé . Pour les différentes colonnes :
- Code : Vous pouvez laisser cette colonne vide lors de la création d'OT. Un code Ermeo sera automatiquement associé à l'intervention. Néanmoins, vous pouvez aussi reprendre le numéro d'OT ou bien un code généré par votre GMAO.
- Name : Renseignez un titre d'OT (ou titre d'intervention).
- Status : Renseignez "todo" pour le statut d'intervention.
- Planned_start_date : Renseignez la date prévue de début d'intervention.
- Planned_end_date : Renseignez la date prévue de fin d'intervention.
- Asset : Renseignez les codes des ressources sur lesquelles les opérateurs vont devoir travailler.
- Document : Renseignez le code du formulaire utilisé (ici Fiche de maintenance Moteur).
- Users : Renseignez les identifiants des utilisateurs devant réaliser les interventions. Ces opérateurs recevront une notification Ermeo, sur leurs applications, afin de les prévenir qu'une intervention leur a été assignée.
- Client: Renseignez le client pour lequel vous travailler.
- Adresse du site : Renseignez l'adresse du site sur lequel l'opérateur doit se rendre.
- Numéro d'OT: Renseignez le numéro d'OT.
Voici le résultat final dans notre cas :
Vous pouvez retrouver ce fichier en pièce jointe de l'article.
3. Sauvegardez votre fichier Excel.
4. Rendez vous sur la plateforme Ermeo, au sein de l'onglet Interventions Cliquez sur le bouton Importer.
5. Choisissez votre fichier Excel préalablement établi, puis vérifiez la correspondance des différents attributs.
6. Cliquer sur Suivant puis sur Valider.
Félicitations, vos OTs sont désormais créés. Vos opérateurs ont donc des OTs qui leur sont assignés et seront notifiés sur leur application Ermeo.