6. Gérez des bases de données avec Ermeo

Découverte (5 minutes)

En visionnant cette vidéo, découvrez comment:

1. Créer une base de données.
2. Créer des attributs.
3. Créer une ressource.
4. Importer des ressources.

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Cas pratique (45 minutes)

Avec Ermeo, vous avez la possibilité d'importer des ressources, afin de gérer votre parc d'actifs sur Ermeo et de le connecter à des documents ou des utilisateurs.

Une base de données est constitué d'un ensemble de ressources présentant la même structure d'attributs. En savoir plus sur les bases de données

Une ressource est une entité représentant un actif. Vous pouvez décider ce que représente une ressource dans vos bases de données. Cela peut être un casque, un chantier ou encore une anomalie. En savoir plus sur les ressources

 Un attribut est une donnée permettant de caractériser des ressources, des documents, des utilisateurs ou encore des interventions. En savoir plus sur les attributs

Il existe deux types d'imports de BDD :

1. Import de nouvelles ressources : création de nouvelles ressources et de valeurs d'attributs.
2. Mise à jour de ressources existantes  : Mise à jour des valeurs d'attributs de ressources et / ou import de nouvelles valeurs d'attributs sur des ressources existantes.

En pratique, comment créer de nouvelles ressources au sein d'une base de données existante ?

Mise en contexte : Imaginons une entreprise qui veut importer 100 moteurs au sein d'une base de données "Moteurs". La base de données "Moteurs" possèdent les attributs : puissance, couple et marque.

Il serait trop long de créer ces ressources un par un dans la base de données. Nous allons ainsi procéder à un import de ressources.

1. Créer une base de données nommée "Moteurs". Ajouter 3 attributs pour cette base de données :

• Puissance (attribut de type nombre)
• Couple (attribut de type nombre)
• Marque (attribut de type texte)

2. Créer une première ressource manuellement dans cette base de données. Vous devez nommer (Moteur 1 par exemple) et renseigner des valeurs d'attributs.

3. Sélectionner la ressource créé, dans la liste des ressources de la base de données Moteurs. Exporter cette ressource (en exportant les valeurs dans un fichier Excel).

4. Vous avez désormais en votre possession une trame de fichier d'import. Il ne reste plus qu'à remplir les différentes lignes de votre fichier Excel. Chaque ligne représente une ressource. Les colonnes représentent les attributs des ressources.

5. Remplissez votre fichier Excel.

• Laisser la colonne code vide pour les éléments devant être crées.
• Dans la colonne name, définissez les noms de vos moteurs.
• Dans la colonne "Database (code)", reporter le code de la base de données "Moteurs" pour chacune des lignes.
• Laisser la colonne parent vide.
• Remplissez les colonnes Puissance, Couple et Marque avec des données pour chaque ressource.

5. Retournez dans l'onglet Bases de données. Cliquer sur une base de données puis sur "Importer". 

6. Importez votre fichier Excel. Vous pouvez vérifier la correspondance entre les attributs du fichier Excel et les attributs se trouvant sur votre plateforme Ermeo.

Si l'en-tête de la colonne Excel correspond à l' attribut créé dans Ermeo, alors une icône vous indique que les données correspondent bien (une colonne "aperçu des valeurs" vous permet de vérifier les informations). 

Le message "colonne doit rester vide" vous indique que de nouvelles ressources vont être crées.

7. Cliquer sur Suivant. Les ressources vont être importées.

En cas d'erreurs, un fichier d'erreurs est généré. Au sein de ce fichier se trouve les ressources n'ayant pas pu être créées. Les ressources en erreurs se trouve surlignées en rouge. Vous pouvez télécharger ce fichier et faire des modifications dessus. Ensuite, vous pouvez le réimporter.

2. Mise à jour d'une BDD existante

Mettre à jour des ressources au sein d'une base de données

Vous pouvez également mettre à jour les ressources existantes au sein d'une BDD via un import Excel :

1. Exportez des ressources contenues au sein d'une base de données et devant être mis à jour.

2. Mettez à jour les valeurs d'attributs dans le fichier. Vous pouvez aussi renseignez des nouvelles valeurs d'attributs en rajoutant de nouveaux attributs (créés au préalable sur la plateforme et ajoutés à la base de données Moteurs) et en renseignant leurs valeurs sur les différentes ressources.

3. Réimportez le fichier (en cliquant sur Importer).

4. S'il y a des erreurs, téléchargez le fichier d'erreurs, puis réimportez ce dernier une fois les corrections apportées.

Gérer des bases de données

Gérer des bases de données permet de définir une structure regroupant un ensemble d'attributs. En effet, toutes les ressources n’ont pas nécessairement les mêmes attributs : une chaudière n’a pas les mêmes caractéristiques qu’un moteur ou encore qu'une anomalie;

Une fois créées, les bases de données permettent :

• d'assurer une cohérence dans la structure de vos données.
• de faciliter la recherche via des filtres.
• de restreindre l'accès à vos utilisateurs via des droits de consultation.

• Se rendre dans l'onglet Base de données sur la plateforme.
• Créer une Nouvelle base de données, "Chantiers"
• Dans l'onglet Attributs, créez des attributs de différents types
  • Par exemple : 
    • N° du chantier (Nombre)
    • Adresse du chantier (Texte)
    • MOE (Texte)
    • Entreprises présentes (choix multiple)
• Dans l'onglet Data de votre nouvelle base de données, créez une nouvelle ressource.
• Nommer la "chantier test"

Vous pouvez à présent voir que l'on vous demande de remplir les différents attributs pour votre "chantier test".  Ces attributs seront demandés pour toutes les ressources présentes dans la base de données Chantiers. 

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