13. Gérer les rôles et les équipes

En savoir plus sur comment gérer les rôles et les équipes

Pour mieux comprendre le concept de rôles et d'Equipes, consulter cette vidéo:

Les équipes permettent de pouvoir définir différents droits de consultation aux utilisateurs. Les rôles permettent d’autoriser ou de bloquer l’accès à des fonctionnalités à certains utilisateurs. Nous préconisons qu'une seule personne soit habilitée pour assurer une cohérence entre les différents sites.

Prenons comme exemple la directrice d’une entreprise souhaitant déployer Ermeo sur différents sites. Parmi ses besoins, elle doit pouvoir gérer les utilisateurs de chaque site. Elle doit donc classifier ces utilisateurs.

Partie 1

Nous allons maintenant créer des rôles en se basant sur cet exemple.

• Se rendre dans Utilisateurs et choisir Rôles.
• Cliquer sur Nouveau rôle.
• Nommer le nouveau rôle .
• Après avoir cliqué sur "Modifier le rôle", définir les autorisations sur la Plateforme et sur l'App puis sauvegarder.

Partie 2

Maintenant que les rôles ont été créés, nous allons créer les équipes.

Une équipe admin (celle de notre directrice) aura accès à toute la plateforme,

• Cliquer sur équipes dans l'onglet Utilisateurs.
• Créer 2 équipes. Nommer la première équipe Nord, et la seconde équipe Sud.
• Ajouter des membres dans ces équipes.
• Dans l'onglet Droit d'accès de chaque équipe : décider des droits de consultations en donnant un accès total ou restreint aux données de l'espace  en ajoutant des critères sur l'ensemble des ressources (documents, ressources, utilisateurs, interventions, rapports et attributs d’équipements).

Si aucun droit n'est créé pour une des ressources, le ou les utilisateurs de cette équipe n'auront aucun accès. C'est pour ça qu'il est important de penser à mettre des droits sur toutes les données dès qu'une équipe est créé.

Pré requis : Créer une base de données Moteurs Nord

Par exemple, pour l’équipe Nord nous allons ajouter une condition qui dit que si la Base de données est Moteurs Nord, alors l’équipe Nord est autorisée à lire et écrire dans les ressources.

Pour ceci :

• Cliquer sur l'équipe Nord
• Se rendre dans l'onglet Droits d'accès de cette équipe
• Cliquer sur Modifier
• En dessous de Ressources, cliquer sur Ajouter des restrictions
• Ajouter la condition "Base de données est Moteurs Nord"
• Sauvegarder la condition

Votre accès restreint est désormais créé.

Ne pas changer ses propres rôles et/ou Equipes, au risque de ne plus pouvoir accéder aux fonctionnalités de la Plateforme.

Partie 3

C'est presque terminé, dernière étape:

• Créer un Nouvel utilisateur (dans l'onglet Utilisateurs)
• Renseigner les différents champs.
• S'assurer que l'utilisateur ait bien un rôle et une ou plusieurs équipes (un admin est généralement dans plusieurs équipes afin de voir toutes les données).
• Attribuer une licence (sans licence, l'utilisateur peut se connecter mais la page sera vide)
• Créer des attributs d'utilisateurs et remplir des valeurs.
• Cliquer sur créer l'utilisateur (attention, un utilisateur ne peut pas être supprimé).

Pour attribuer ou désattribuer plusieurs licences à la fois, sur la liste des utilisateurs cocher les utilisateurs et cliquer l'icone désattribuer une licence.

Partie 4

Pour aller plus loin, nous avons vu comment créer un droit de consultation sur les ressources (voir partie 2). On va ajouter une condition "et" sur ce droit de consultation:

• Dans équipes, cliquer sur modifier l'équipe pour l'équipe Nord
• Modifier le droit de consultation créé précédemment sur les ressources
• Ajouter une condition  de type "Et" (en cliquant sur le +) dans le droit de consultation déjà créé. Par exemple, si la Base de données est Moteurs Nord et si l'attribut Puissance est supérieur ou égale à "400", alors l’équipe Nord est autorisée à lire et écrire dans les ressources.

Pour une condition de type "ou", il suffit simplement d'Ajouter une condition, mais sur l'ensemble des droits existants (bouton tout en bas des droits)

Vous pouvez désormais passer au dernier exercice portant sur les briques Bases de données