13. Gérer les rôles et les équipes

Pour mieux comprendre le concept de rôles et d'Equipes, consulter cette vidéo:

Les équipes permettent de pouvoir définir différents droits de consultation aux utilisateurs, et les rôles permettent d’autoriser ou de bloquer l’accès à des fonctionnalités à certains utilisateurs. Nous préconisons qu'une seule personne soit habilitée pour assurer une cohérence entre les différents sites

Prenons comme exemple la directrice d’une entreprise qui souhaite déployer Ermeo sur ses différents sites. Parmi ses besoins elle doit pouvoir gérer les formulaires de chaque site, donc pour gagner du temps elle regroupera les utilisateurs par groupes.

Nous allons maintenant créer les premiers rôles en se basant sur cet exemple.

Part 1

Nous allons maintenant créer des rôles en se basant sur cet exemple.

• [ ] Se rendre dans Utilisateurs, cliquez sur la roue crantée et choisir Roles.
• [ ] Dans le menu déroulant, cliquer sur Gérer les rôles
• [ ] Créer un nouveau type de rôle puis sauvegarder
• [ ] Définir les autorisations sur la Plateforme et sur l'App

Part 2

Maintenant que les profils ont été créés, nous allons configurer les équipes.

L'équipe admin donne accès à toute la plateforme, elle correspondra par exemple à celle de notre directrice.

• [ ] Cliquer sur Vue générale, puis sur Gérer les équipes
• [ ] Créer 2 équipes, nommer une équipe Nord, et une équipe Sud
• [ ] Choisir les responsables (ils pourront voir tout ce qui concerne leur équipe) et les membres de cette équipe (qui ne verront seulement ce qui les concerne).
• [ ] Décider des droits de consultations en donnant un accès total ou restreint aux données de l'espace pour chaque équipe en ajoutant des critères sur l'ensemble des ressources (documents, équipements, utilisateurs, interventions, rapports et attributs d’équipements).

Si aucun droit n'est créé pour une des ressources, l'utilisateur de cette équipe n'aura aucun accès. C'est pour ça qu'il est important de penser à mettre des droits sur toutes les ressources dès qu'une équipe est créé.

Par exemple, pour l’équipe Nord nous allons ajouter une condition qui dit que si la famille d’équipements est Moteurs Nord, alors l’équipe Nord est autorisée à lire et écrire dans les équipements.

Ne pas changer ses propres Profils et/ou Equipes, au risque de ne plus pouvoir accéder aux fonctionnalités de la Plateforme.

Part 3

C'est presque terminé, dernière étape:

• [ ] Créer un Nouvel utilisateur
• [ ] Renseigner les différents champs
• [ ] S'assurer que l'utilisateur a bien un Profil et une ou plusieurs équipes (un admin et généralement dans plusieurs équipes afin de voir toutes les données)
• [ ] Ajouter des attributs existants et remplir des valeurs
• [ ] Attribuer une licence (sans licence, l'utilisateur peut se connecter mais la page sera vide)

Pour attribuer ou désattribuer plusieurs licences à la fois, cocher les utilisateurs et cliquer sur Action.

Part 4

Pour aller plus loin dans le paramétrage des conditions, nous avons vu comment créer une règle par ressources, pour ajouter une condition "et" sur une ressource:

• [ ] Dans équipes, cliquer sur modifier l'équipe pour l'équipe Nord
• [ ] Ajouter une condition dans le droit de consultation déjà créé

Pour une condition de type "ou", il suffit simplement d'Ajouter une condition, mais sur l'ensemble des droits existant (bouton tout en bas des droits)