Brique Email

A quoi sert la brique Email ?

La brique Envoyer un email permet à l'opérateur d'envoyer des informations à un de ses collaborateurs.

L'intérêt est de faciliter la transition des données, en permettant à un opérateur d'accélérer le processus de reporting des informations auprès de son superviseur ou de ses collègues.

Qu'est ce que la brique Email ?

La brique Envoyer un email se trouve dans la catégorie Workflows de votre studio d'édition.

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La différence avec la brique Terminer et Envoyer est le fait qu'une fois la tâche "Envoyer un Email" validée, l'intervention n'est pas automatiquement terminée. 

Comment la paramétrer ?

Voici différents exemples pour le paramétrage  :

• Définir la / les liste(s) d'envoi, l'objet et le corps du mail

Pour définir la liste d'envoi, il suffit des renseigner la / les adresse(s) email(s) du / des récepteur(s). Les adresses emails doivent être séparées d'un point-virgule (";"), sans espace. Si certains récepteurs doivent être en copie cachée, utiliser le CC.
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Pour définir l'objet et le corps du mail, il suffit de renseigner les champs "Objet" et "Message".

• Utiliser les balises pour personnaliser les emails

Il est possible d'utiliser les balises dans l'objet et dans le corps du mail pour personnaliser l'email et fonction de l'intervention. 

• Autoriser l'utilisateur ou non à modifier le mail

Vous pouvez donner le droit ou non à l'opérateur de modifier l'email. Si l'option "Permettre la modification" n'est pas cochée, l'utilisateur ne pourra modifier ni la liste d'envoi, ni l'objet, ni le corps du mail.

•     Envoyer le mail automatiquement une fois une tâche validée.

Vous pouvez activer l'envoi automatique du mail une fois la tâche validée.

En pratique, comment fonctionne la brique Envoyer un email ?

Mise en contexte 

Au milieu de son intervention, un opérateur va envoyer un mail à son superviseur pour lui signifier qu'il est arrive à une étape précise de son intervention.

Comment faire en sorte qu'un mail s'envoie automatiquement au milieu de chaque intervention ? Comment paramétrer le contenu de ce mail ?

1. Au sein du studio d'édition, glissez-déposer la brique Envoyer un email au sein de votre formulaire "Fiche de Maintenance Moteur", entre les sections Relevés et Inspection Moteur.

Nous allons paramétrer la brique afin d'effectuer les actions suivantes :

• Le destinataire de l'intervention sera le supérieur hiérarchique de l'opérateur (valeur récupérée par balise). 
• L'adresse mail en copie sera support@ermeo.com.
• L'objet sera un champ texte récupérée à l'aide d'une balise.
• Le message sera un message générique modifiable par l'utilisateur.
• Le mail s'enverra automatiquement.

2. Au sein des paramètres, copiez-coller la balise correspondant au nom du supérieur hiérarchique au sein de la case "A".

3. Ecrivez support@ermeo.com au sein de la case "Cc".

4. Copiez-coller la balise correspondant au nom de l'objet au sein de la case "Objet".

5. Au sein du champ message, écrivez le texte suivant : 

"Bonjour,

  Je suis actuellement à la moitié de mon intervention.

  Opérateur Terrain"

6. Activer la modification pour l'opérateur.

7. Activer l'envoi automatique.

Lors de son utilisation sur l'application, après avoir validé cette tâche, l'opérateur peut continuer son intervention.

Pour aller plus loin 

• Les attributs Emails ne peuvent pas être liés avec une brique Email.

• Envoyer un rapport personnalisé en cours d'intervention.

Désormais, avec Ermeo, il vous sera possible d'envoyer des rapports en cours d'interventions. Pour cela, il vous faudra activer l'option "Attacher un rapport". Cette option vous permettra de choisir un rapport personnalisé (ou le rapport standard Ermeo). Le rapport personnalisé peut être converti au format PDF avant d'être envoyé.

• Envoyer des emails différents selon les récepteurs, et ce pour la même intervention

Vous pouvez envoyer des emails différents selon les récepteurs à partir de la même intervention. 

Pour paramétrer plusieurs envois d'emails, il suffit d'utiliser le petit "+" :

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• Les adresses mails renseignées doivent être valides. Si l'adresse mail n'est pas valide, le mail ne sera pas envoyé.
• Le nom de la pièce jointe (donc le rapport) envoyée par mail possède le format suivant : YYYY_MM_DD HH:MM Nomduformulaire